흩어진 신청서와 과제를 한곳에, 1인 영어 강사의 수업 시스템

매달 들어오는 수강 신청서가 세 군데에 나뉘어 쌓이고 있었어요. 네이버 카페, 온라인 신청 폼, 그리고 노션.

율잉글리쉬의 정유리 대표님, 학생들에게는 '율쌤'으로 불리는 유리님은 바쁜 성인들이 꾸준히 영어를 공부할 수 있도록 온라인 회화 수업을 운영해요. 모집부터 수업, 과제 피드백까지 혼자 하죠. 노션은 이미 쓰고 있었지만, 페이지를 공유하는 용도 정도였어요.

유리님이 저를 찾은 이유는 두 가지였어요. 혼자 일하면서 비효율적으로 일하고 있다는 생각이 계속 들었던 것. 그리고 수업이 아무리 좋아도 시스템이 갖춰져 있지 않으면, 학생들이 제대로 된 서비스로 생각하지 않을 수도 있다는 걱정이요.

저는 프리랜서 강사분들의 시스템을 '생존'의 문제라고 생각해요. 혼자니까요. 혼자 해야 할 일이 너무 많은데, 그 일이 흩어져 있으면 정작 수업을 준비할 시간이 사라지거든요.

첫 시간에 한 일: 일하는 순서를 하나씩 뜯어보기

킵코드 컨설팅을 할 때 저는 업무 스타일과 프로세스를 아주 자세히 들어요. 실제 업무 순서를 번호를 붙여 나열해 보지 않으면, 비효율적인 일이 얼마나 많은지 알 수가 없거든요.

유리님도 인터뷰에서 이 부분을 짚었어요. 처음에 어떻게 일하는지, 강의가 어떻게 돌아가는지를 정말 자세하게 물어보고 나서 방향을 잡았다고요. 그래서 생각하지 못했던 학생 운영 방식이 나왔고, 일반적인 노션 강의로 혼자 하기엔 어려운 부분이었다고 했어요.

그렇게 함께 만든 건 개인 할 일 목록부터 학생 신청서 시스템, 강의를 소개하는 홈페이지, 과제 제출과 피드백 시스템까지 이어져요. 그 과정에서 풀었던 문제를 다섯 장면으로 나눠 볼게요.

신청서가 세 곳에 흩어져 있었어요

신청서가 카페, 신청 폼, 노션에 나뉘어 있다 보니 놓치는 게 많았고, 확인하는 것 자체가 힘들었대요. 찾는 데만 시간이 오래 걸렸고요.

지금은 신청서가 노션 한곳에 자동으로 쌓여요. 유리님이 직접 옮겨 담는 작업이 없어졌죠. 유리님은 이 부분이 "너무 좋았다"고 했어요.

카페 댓글로 과제 피드백을 주고 있었어요

예전엔 학생들이 네이버 카페에 과제를 올리면 유리님이 댓글을 다는 방식이었어요. 과제를 모아 볼 수 없으니 글마다 들어가야 했고, 시간이 정말 많이 걸렸대요.

지금은 과제 제출과 피드백이 한 시스템에서 돌아가요. 학생마다 과제를 얼마나 냈는지 보이고, 창마다 들어가지 않아도 바로 확인해서 피드백을 줄 수 있어요. 만든 페이지 중 가장 잘 쓰는 게 바로 이 시스템이래요.

학생 쪽도 달라졌어요. 학생마다 전용 페이지가 생겼고, 그 링크만 열면 내가 제출한 모든 과제와 제출한 날짜가 달력으로 보여요. 선생님 피드백도 같이 모여 있고요. '이번 달에 내가 이렇게 공부했구나'를 학생이 스스로 확인할 수 있는 거죠.

인증 횟수를 엑셀로 세고 있었어요

율잉글리쉬에는 데일리 코스와 정규 코스가 있고, 학생들이 학습 인증을 올려요. 컨설팅 날 원래는 인증을 어떻게 셌는지 여쭸더니, 엑셀로 옮긴 다음 이름으로 찾기를 해서 뜨는 숫자를 봤대요. 손으로 하나하나 센 건 아니라며 웃었지만, 매번 옮기고 찾는 일이었어요.

인증을 시스템 안에서 기록하게 바꾼 뒤로는 그 숫자를 컴퓨터가 세요. 직접 셌다면 정말 밤을 새워야 했을 일이에요.

매출은 '감'으로만 알고 있었어요

유리님은 매출 관리가 잘 안 됐다고 털어놨어요. 수강 인원을 보고 이 정도 벌었겠다 하는 대강의 감만 있었대요.

지금은 신청과 수강 데이터가 이어져 있어서, 매출이 정확한 숫자로 보여요. 학원을 운영하는 입장에서 이게 정말 편하대요. 신청서가 한곳에 쌓이기 시작하니까 매출도 따라서 보이기 시작한 거예요.

수업이 덜 갖춰져 보일까 걱정했어요

처음에 유리님이 가장 걱정한 건 학생들의 시선이었어요. 시스템이 엉성하면 수업까지 제대로 된 게 아니라고 생각할까 봐서요.

바꾸고 나서는 학생들이 먼저 이야기했대요. 수업이 잘 갖춰져 가는 것 같다고, 율잉글리쉬가 많이 발전하는 것 같다고요. 수업 내용은 그대로인데, 그 수업을 둘러싼 경험이 달라진 거죠.

과제 점검으로 시작한 어느 컨설팅 날

킵코드 컨설팅은 과제를 한가득 드려요. 그리고 다음 시간은 늘 지난 과제를 점검하는 것으로 시작하죠. 유리님과의 한 회차도 그랬어요. 자리에 앉자마자 "절반도 못 했다"며 걱정부터 하셨어요.

목록을 처음부터 하나씩 확인했어요.

• 정규반 인증 페이지 만들기 — 혼자 하기엔 어려워서, 이번 시간에 같이 하기로 했어요.
• 노션으로 만든 홈페이지의 메뉴 수정 — 해 두었는데 저장이 안 돼서 일부가 사라져 있었어요. 수강생 전용 메뉴, 데일리 코스 목표와 인증, 정규 코스 인증, 정규 코스 멤버 전용 메뉴를 다시 확인했어요.
• 신청서 에러 정리 — 아직 입금하지 않은 두 분을 빼고는 모두 업데이트돼 있었어요.
• 자주 묻는 질문 페이지 — 꼭 필요하다는 건 알지만, 막상 쓰려니 어렵다고 했어요.
• 강의 상세 페이지 보완 — 데일리 학습지 내용은 업데이트돼 있었는데, 이미지 쪽 가독성이 아쉬운 부분이 있었어요.

상세 페이지를 보던 중에 유리님이 그 자리에서 바로 고치고 싶어 했어요. 저는 지금 찾지 말고, 고칠 내용을 노션에 적어 두었다가 나중에 수정하자고 했어요. 적어 두면 나중에 혼자서도 고칠 수 있으니까요.

유리님은 스스로 미루는 편이라고 했어요. 과제는 생각보다 어려웠고, 노션을 원래 쓰고 있었는데도 새로 알려 주는 방식에 적응하는 게 쉽지 않았대요. 그래서 저는 회차 사이사이에 중간 점검 연락을 드렸어요. 유리님은 그 덕분에 그나마 해냈다고 했고요.

노션 바깥의 일까지

이야기는 홍보로도 이어졌어요. 제가 보기에 홍보에 조금 더 힘이 필요해 보여서, 유튜브를 시작해 보시라고 거의 끌고 가다시피 권했거든요. 유리님은 그 덕에 유튜브에도 도전하게 됐다고 했어요.

혼자 일하는 분께

어떤 분께 이 컨설팅을 권하고 싶냐고 여쭸더니, 유리님은 1인 사업자를 꼽았어요.

1인 사업자분들은 혼자 하는 일이 너무 많잖아요. 그런데 시스템까지 안 갖춰져 있으면 시간적으로 손해가 너무 커요. 시간을 관리할 수 있는 도구가 생기면 그만큼 시간이 아껴지니까, 업종이 무엇이든 꼭 찾아오셨으면 좋겠어요. — 정유리 대표님

유리님에게 킵코드는 '넥스트 챕터'래요. 인생에서 새로운 막이 열릴 때 쓰는 말처럼, 율잉글리쉬도 업무와 수업 양쪽에서 확 바뀌었다고요.

당신의 기록으로 성장을 이끄는,
킵코드 대표 이주희

자주 묻는 질문

영상으로 보기

과제 점검으로 시작한 컨설팅 현장