낭비를 없애는 공간 성장 시스템 설계

수강 신청 기간이면 일곱 명이 붙었어요.

전화 받는 사람, 엑셀에 옮기는 사람, 입금 안내하고 확인하는 사람. 지금은 한 명이 그 일을 다 처리합니다.

은평구에서 탑국어탑수학 학원과 관리형 스터디카페 '습관'을 함께 운영하는 최보나 대표님 이야기예요. 보나 대표님은 직접 국어 수업도 하세요. 인터뷰 전에 그동안 어떤 도구를 써 오셨는지 질문을 미리 드렸는데, 떠올려 보니 너무 많아서 추억에 잠겼다고 하시더라고요.

13년 동안 학원 운영 도구가 바뀌어 온 길을 먼저 정리해 볼게요.

수기에서 엑셀로: 학생이 늘어나던 시기

처음엔 아이들이 많지 않아서 손으로 적는 걸로 충분했어요. 그러다 손으로 감당할 수 있는 범위를 넘어서면서 엑셀을 시작했죠.

그런데 대표님 말로는, 엑셀에 대한 지식이 중학생 때 정보 시간에 배운 게 전부였대요. 쓸수록 한계가 느껴졌다고 해요.

스프레드시트: 같이 쓰기 시작하자 생긴 일

다음은 구글 스프레드시트였어요. 여러 사람이 동시에 볼 수 있다는 게 장점이었죠.

그런데 다 같이 쓰다 보니, 한 사람이 원본을 잘못 입력하거나 건드리면 복구가 안 되고 다들 우왕좌왕하는 일이 잦았다고 해요. 공유가 쉬워진 만큼 망가지기도 쉬워진 셈이에요.

학원 프로그램 여러 개: 프로그램을 이어 붙여 쓰던 시기

그다음 찾은 게 학원 전문 프로그램이에요. 업체도 정말 많잖아요.

문제는 학원마다 수업 방식도, 운영 방식도 다르다는 거였어요. 한 프로그램이 우리 학원에 딱 맞지 않으니, 이 일은 이 프로그램이 낫고 저 일은 저 프로그램이 나아서 이것저것 쓰다 보니 쓰는 프로그램이 너무 많아졌대요. 대부분의 기성 프로그램은 '정해진 틀'에 학원을 끼워 맞추게 되어 있거든요.

그러면 사람이 바뀔 때마다 비용이 생겨요. 아르바이트생이 새로 오거나 행정 실장님이 바뀌면, 그 모든 프로그램을 다 익히게 해야 했어요. 교육 기간이 너무 오래 걸렸다고 해요.

그 사이 보나 대표님은 원장이면서 강사였어요. 원장님이 직접 수업까지 하는 학원이라면 상황은 더 절실해지죠.

처음엔 아이들 가르치는 게 좋아서 시작했고, 수업 연구에만 매진하고 싶으셨대요. 그런데 현실은 이번 달 원비를 누가 안 냈는지, 누가 밀렸는지, 형제 할인을 적용해야 하는지까지 머릿속에 들고 있어야 했어요. 수업 중에 온 전화는 부재중으로 남는데, 처리할 일이 많다 보니 미뤄지기도 하고 놓치기도 했고요. 포스트잇에 적어 어딘가 붙여 두고는 어디 붙였는지 찾아다니고, 영수증 관리도 힘들었다고 하셨어요.

스무 명이 같은 화면을 봐야 했던 이유

탑국어탑수학은 강사와 조교를 합쳐 스무 명이 넘는 팀이에요.

같은 학교, 같은 학년이어도 반이 세 개, 네 개씩 열려 있어서 학생이 월요일 반에서 화요일 반으로 옮기는 일이 생겨요. 그러면 그 학생이 어디까지 진도를 나갔는지가 다음 선생님에게 넘어가야 하죠. 그런데 선생님들은 각자 수업하고 수업 준비하느라 바빠서, 모든 학생 이야기를 일일이 나누기가 어려웠어요.

수업 중에 학생이 프린트나 책을 안 가져왔다고 할 때도 마찬가지예요. 선생님이 수업하다 내려가서 복사할 수는 없잖아요. 대신 조교가 지금 이 반이 어느 부분을 하고 있는지, 지난주 과제가 뭐였는지 볼 수 있으면 그 프린트를 미리 옮겨 둘 수 있어요.

협업에서 제일 중요한 건, 있어야 할 자리에 있어야 할 게 있고 모두가 같은 정보를 공유해서 문제없이 착착 돌아가는 거라고 생각했어요. — 최보나 대표님

여러 프로그램을 거치며 이 기준이 분명해졌기 때문에, 킵코드를 고를 때 주저하지 않았다고 하셨어요.

노션을 처음 본 날, 그리고 업체를 고르기까지

보나 대표님은 처음엔 노션이라는 프로그램 자체를 모르셨어요. 대학생 조교들이 노션으로 자기 할 일을 정리해 둔 시트를 보고 처음 알게 되셨대요.

디자인이 깔끔하고 직관적이라는 인상을 받았고, 알아볼수록 자유도가 높고 AI와 연결되는 기능도 많다는 걸 알게 되셨죠. 학원에 맞게 바꿔 쓸 수 있겠다는 생각이 들었다고 해요.

처음엔 유튜브나 블로그로 직접 배워 볼까 하셨는데, 혼자서 될 일은 아니라고 판단하셨어요. 그래서 템플릿을 만들어 주는 업체부터 찾아봤는데, 두 가지 의문이 생겼대요.

• 말하는 대로 만들어서 넘겨주면, 내가 그걸 과연 잘 쓸 수 있을까?
• 나중에 학원 운영 방식이 바뀌면, 그때마다 다시 업체에 맡겨야 하나?

그렇게 망설이다 킵코드를 알게 되셨고, 제 블로그 글을 다 읽고 유튜브에서 수학 학원 원장님과 영어 학원 대표님 인터뷰까지 보신 뒤에 연락을 주셨어요.

대표님이 마음에 들어 하신 건, 결과물을 그냥 넘겨주는 방식이 아니라는 점이었어요. 같이 만들고, 소통하면서, 가르쳐 주면서 만든다는 것. 제가 컨설팅에서 과제를 많이 내드리는 것도 같은 이유예요. 학원 운영 방식이 바뀔 때, 직접 고칠 수 있어야 하니까요.

지금: 한 사람이 처리하는 수강 신청

지금 탑국어탑수학에서 가장 많이 쓰는 기능은 원생 데이터를 한곳에 모으는 일이에요. 신규 상담이 등록으로 이어지지 않더라도 '대기 등록'으로 데이터를 쌓아 두는데, 이걸 가장 자주 쓰신대요. 그 외에 매일 쓰는 것들을 꼽아 보면 이래요.

• 학생별 개별 페이지: 반마다 아이들 페이지를 만들고 진도, 숙제, 추가 등원을 기록해요. 어머님들께 링크를 보내 드려서 수시로 확인하실 수 있게요.
• 협업 페이지: 선생님이 교재 제작실이나 조교에게 맡길 일을 며칠까지, 어디를, 어떻게 편집하고 인쇄할지 적어 둬요.
• 설문지: 시험 대비 기간 추가 등원 날짜를 종이를 돌리거나 손을 들게 해서 받던 걸, 이제 아이들이 링크로 제출해요.
• 특강 신청: 선착순 신청을 노션으로 받고, 결제 안내 문자를 한 번에 보내요.
• 스터디카페 '습관': 등록한 학생마다 개별 페이지를 만들어, 와서 어떤 공부를 했는지, 벌점을 받았는지를 학부모님께 바로바로 공유해요.

대표님이 가장 좋았다고 꼽은 건 협업 페이지였어요.

조교 얼굴을 보고 직접 지시하거나 단톡방에서 지시하면, 다른 사람이 무엇을 시켰는지는 안 보게 된대요. 다들 내 일이 급하니까요. 그러면 지시를 받는 쪽은 일이 계속 쌓이죠. 한 페이지에 모아 쓰고 나서는 다른 선생님이 무엇을 맡겼는지, 마감이 언제인지 보고 일을 미리 나눠 주기도 하고 서로 양보하기도 한다고 하셨어요.

특강 신청은 다른 원장님들께 소개할 때 가장 설득이 잘 되는 이야기래요. 예전엔 며칠 몇 시에 오픈한다고 문자를 보내면 구글 폼, 네이버 링크로 신청이 한꺼번에 몰려 들어왔고, 그걸 다시 엑셀로 옮기고 계좌와 결제를 안내했어요. 지금은 노션으로 받으니 순서가 정확하게 들어오고, 결제 안내도 일괄로 나가요.

맨 앞에 적은 '일곱 명'이 '한 명'이 된 이야기가 바로 이거예요.

부끄럽지만 수강 신청할 때 인력이 일곱 명이 붙었었어요. 이제는 한 명이 다 처리할 수 있게 돼서, 낭비가 없어졌어요. — 최보나 대표님

스무 명의 적응은 걱정보다 쉬웠어요

대표님은 처음에 걱정이 많으셨대요. 나도 어려운데, 스무 명이 다 잘 쓸 수 있을까 하고요.

실제로는 걱정보다 수월했어요. 대학생 조교들은 이미 노션에 익숙해서 가르치는 데 품이 거의 들지 않았고요. 노션이 낯선 선생님들도 엑셀이나 구글 스프레드시트를 써 본 경험이 있어서, 작업 방식이 크게 다르지 않다고 받아들이셨대요.

그 뒤의 이야기

혼자 고민했다면 지금쯤 어땠을지 여쭸더니, 대표님은 국어 선생님이 이런 말 하면 안 되지만 '개판이었을 것 같다'며 웃으셨어요.

그리고 이렇게 덧붙이셨어요. 로스를 줄이려고 사람을 더 뽑는데, 사람이 많아지면서 오히려 로스가 더 생기는 경우가 있다고요. 직접 겪어 보셨기 때문에 체계적인 시스템을 오래 고민하셨고, 그게 없었다면 지금도 여러 프로그램을 이어 붙여 쓰고 있었을 거라고 하셨어요.

보나 대표님은 주변 원장님 네 분께 이 방식을 소개해 주셨어요. 원장님들끼리 만나면 수업 이야기, 요즘 아이들 이야기 끝에 꼭 '시스템'과 '프로그램' 이야기가 나온대요. '이럴 땐 어떡해요? 이런 것도 돼요?'라는 질문에, 대표님은 자유도가 높아서 어떻게 쓰느냐에 달렸다고, 다 된다고 답하셨다고 해요.

인터뷰 마지막에 대표님은 학원을 운영하는 마음을 이렇게 소개하셨어요. 성공보다 '성장'에 관심이 많은 사람이라고요. 한 명의 성공보다 모두의 성장을 지향하고, 아이들이 성장하려면 배우는 시간만큼 익히는 시간이 중요해서 스터디카페 이름을 '습관'으로 지었다고요.

그리고 시스템을 도입하기 전과 후가 아예 달라졌다고 하셨어요. 운영에 묶여 있던 에너지를 다른 곳에 쏟을 수 있게 됐다는 이유였어요.

자주 묻는 질문