예약 문의부터 촬영 후 인사까지, 웨딩 스냅 스튜디오의 업무 자동화

예비부부 한 쌍이 문의를 남기고, 촬영을 마치고, 최종본을 받기까지. 웨딩 스냅 스튜디오는 그 사이에 몇 번이나 연락을 주고받을까요?

선연스튜디오 황광현 대표님과 컨설팅을 하면서 가장 먼저 한 일이 이 질문에 답하는 거였어요. 문의부터 최종본 전달까지 업무 흐름을 플로우차트로 쭉 그려 보니, 같은 안내를 반복하는 지점이 생각보다 많더라고요. 그 흐름 위에 데이터베이스를 놓고, 반복되는 안내에 자동화를 붙였어요.

먼저 말씀드릴 게 있어요. 광현 대표님과는 아직 앱 개발까지 진행한 단계는 아니에요. 지금은 노션으로 데이터를 만들고, 대표님이 직접 편집하고, 대시보드에서 전체를 확인하는 구조예요. 플로우차트에 있는 걸 전부 다 만든 것도 아니고요.

그래도 고객 한 쌍이 들어와서 촬영이 마무리되기까지 어떻게 흘러가는지는 이 흐름에 다 담겨 있어요.

고객 한 쌍이 지나가는 길

1. 예약 문의 신청서 작성
2. 접수 안내와 카카오 채널 상담 링크 발송
3. 상담 후 '예약 확정' 버튼
4. 예약금 입금 안내
5. 입금 확인 후 사전 안내와 체크리스트 링크
6. 전자계약서 작성과 계약 등록
7. 체크리스트 확인과 촬영 준비
8. 만날 장소와 지도 링크 안내
9. 잔금, 촬영, 보정, 최종본 전달

1. 어디서 오든, 같은 신청서로

선연스튜디오의 문의는 여러 곳에서 들어와요. 스레드나 인스타그램에서는 프로필의 링크 바이오를 타고 오고, 네이버 블로그나 카카오 채널, 지인 소개로도 오죠.

경로는 달라도 모두 같은 예약 문의 신청서를 쓰게 했어요. 작성한 내용은 '상담 신청서' 데이터베이스에 쌓이고요.

입구를 하나로 모으는 건 작은 일 같지만, 이후 모든 자동화의 출발점이 돼요. 문의가 카톡, DM, 댓글로 흩어져 있으면 무엇을 계기로 다음 안내를 보낼지 정할 수가 없거든요.

2. 접수되자마자 안내가 나가요

신청서가 데이터베이스에 들어오는 순간이 곧 신호가 돼요. 고객에게 '정상적으로 접수되었습니다'라는 알림톡이 자동으로 나가요.

이 스튜디오는 전화 상담을 하지 않고 카카오 채널로 상담해요. 그래서 알림톡에 카카오 채널 상담을 바로 시작할 수 있는 링크를 함께 넣었어요.

3. 상담이 끝나면, 버튼 하나

카카오 채널에서 날짜가 맞고 계약하겠다는 답을 받으면, 광현 대표님은 상담 신청서에서 '예약 확정' 버튼만 누르면 돼요. 그러면 그 고객이 '예약 관리' 데이터베이스로 넘어가요. 계약하지 않겠다고 하시거나 연락이 끊기는 경우도 있으니, 확정된 건만 다음 단계로 넘어가게 한 거예요.

예약 관리 데이터베이스는 두 곳과 연결돼 있어요. 스튜디오가 판매하는 상품을 모아 둔 상품 관리 데이터베이스, 그리고 자주 가는 촬영 장소를 모은 데이터베이스요. 대표님이 주로 가시는 장소가 정해져 있더라고요. 예약마다 상품과 장소를 골라 연결하면, 이후 안내에 그 정보가 그대로 쓰여요.

4. 예약금 안내

예약 관리에 들어오면 예약금 입금 안내가 나가요. 데이터베이스에 있는 예약 정보를 가지고 자동으로 알림톡을 보내는 거예요.

선연스튜디오는 아직 카드 결제를 받지 않고 계좌 이체로만 진행해서, 입금 계좌를 안내하는 방식이에요.

5. 입금이 확인되면 사전 안내와 체크리스트

입금 확인은 대표님이 직접 하세요. 확인하면 예약금과 잔금 일정을 미리 적어 두고 상태를 바꾼 다음 '예약금 입금 확정' 버튼을 눌러요. 그러면 예약금 확인과 사전 안내가 나가요.

웨딩은 촬영 전에 챙겨야 할 게 정말 많잖아요. 그래서 이 안내에 '사전 체크리스트' 링크를 함께 보내서, 고객이 스스로 준비할 수 있게 했어요. 언제까지 작성해 달라는 기한도 같이 들어가요.

6. 5분 뒤, 계약서

사전 안내가 나가고 5분 뒤에는 계약서 작성 안내가 이어져요. 계약서는 전자서명 방식이에요.

고객이 서명을 마치면 계약 데이터베이스에 자동으로 등록되고, '계약이 체결되었습니다'라는 안내와 함께 계약서를 확인할 수 있는 링크가 나가요.

7. 촬영 전, 대표님이 보는 화면

고객이 사전 체크리스트를 제출하면 그 내용도 데이터베이스로 들어와요. 어떤 내용을 적었는지, 어떤 레퍼런스를 참고했는지까지 한곳에서 보여요. 대표님은 촬영 나가기 전에 이걸 확인하고 준비하시면 돼요.

8. '어디서 만나요?'를 묻지 않게

이 단계는 제가 꼭 넣자고 했던 부분이에요.

제가 웨딩 스냅을 진행해 봤을 때, 작가님이 먼저 알려 주지 않으면 어디서 만날지를 제가 먼저 물어봐야 했어요. 그게 조금 이상하다고 생각했어요. 어디에 주차하면 좋은지, 어디서 만나야 촬영하기 좋은지는 작가님이 이미 알고 계시잖아요.

그래서 만날 장소를 자세히 적어 보내고, 버튼을 누르면 네이버 지도 링크까지 볼 수 있게 자동화했어요. 자동화는 대표님 손을 덜어 주는 일이기도 하지만, 고객이 묻기 전에 필요한 정보를 먼저 건네는 일이기도 해요.

9. 잔금부터 최종본까지

잔금은 예약금 입금 후 한 달 이내로 잡고, 잔금이 얼마인지 고객이 확인할 수 있게 안내해요. 입금을 확인하면 현금영수증을 발행하고요.

그다음은 촬영, 원본 발송, 셀렉, 보정, 보정본 전달, 최종본 확인, 그리고 콘텐츠 업로드까지 이어져요. 지금은 이 흐름이 거의 완성된 상태예요.

다음에 만들 것

사이사이 보완할 곳은 계속 나오겠지만, 광현 대표님께 크게 두 가지를 제안드렸어요.

첫째는 스튜디오만의 '예약 스케줄 앱'이에요. 지금은 예약을 문의 형식으로 받고 있잖아요. 이걸 고객이 날짜를 고르고, 열려 있는 시간을 확인해서 바로 신청하는 방식으로 바꾸자는 거예요. 신청한 내용은 지금 설계해 둔 노션 데이터베이스로 그대로 들어오게 하고요. 나중에 카드 결제를 받게 되면, 그 앱 안에서 결제까지 이어지게 할 수도 있어요.

둘째는 촬영 이후의 인사예요. 웨딩 스냅은 본식 몇 달 전에 찍잖아요. 원본 주고 끝, 콘텐츠 올리고 끝이 아니라, 체크리스트로 이미 본식 날짜를 알고 있으니 본식 하루 전이나 이틀 전, 혹은 일주일 전에 인사를 보내 보면 어떨까 했어요.

그때 함께했던 선연스튜디오인데 잘 지내고 계시냐고, 결혼을 다시 한번 축하드린다고요. 데이터가 이미 있으니 자동화로 설정할 수 있는 일이에요.

예약으로 일하는 다른 업종이라면

이 흐름, 웨딩 스냅에만 해당하는 이야기가 아니에요. 날짜를 잡고, 예약금을 받고, 계약하고, 당일 만나서 서비스를 하는 일이라면 구조가 거의 같거든요.

순서는 늘 같아요. 업무가 어떻게 흘러가는지 먼저 그리고, 그 흐름 속 어디에 데이터가 쌓이는지 정하고, 어떤 순간을 계기로 자동화가 움직일지 고르는 것. 대표님의 업무도 이렇게 한 장에 그려 볼 수 있겠다는 힌트가 되었으면 좋겠어요.

자주 묻는 질문