카톡 100개가 쌓이던 바디프로필 스튜디오, 24시간 예약 시스템을 만들다

혼자서 일을 할 때 분업이 안 되는 게 가장 힘들잖아요. 이 모든 일을 다 하다 보니, 결국 저는 24시간 근무를 하고 있었어요. — 김지안 대표님

연남동에서 프로필·바디프로필 스튜디오를 운영하는 스튜디오 오브 김지안 대표님이, 킵코드 네트워킹 행사 '킵크리트'에서 직접 발표해 주신 이야기예요.

지안 대표님은 원래 디자이너였어요. 디자이너로 일하다 우연히 사진을 시작하게 됐고, 2020년 6월에 바디프로필 스튜디오를 여셨죠. 운 좋게 초반부터 일이 많이 들어왔고, 약 1년은 그 일을 혼자 다 하셨대요. 그 결과가 위의 한 문장이에요.

지안 대표님과는 7회 정도 컨설팅을 진행했어요. 과제를 내드리면 누구보다 빠르고 정확하게, 깊이 고민해서 해 오셨고, 질문도 가장 많이 하셨어요. 적용도 정말 빨랐고요.

이 글은 대표님 발표를 따라, 고객 한 명이 오브를 만나 보정본을 받기까지의 '넉 달'을 순서대로 짚어 볼게요.

바디프로필 한 건은 넉 달이 걸려요

바디프로필은 일반 프로필과 달리 절차가 꽤 복잡해요. 대표님이 정리한 흐름은 이래요.

1. 마케팅: 인스타그램으로 스튜디오를 알려요.
2. 예약: 촬영 약 3개월 전에 예약해요. 고객은 이때부터 운동을 시작하고요.
3. 사전 미팅: 촬영 1개월 전, 컨셉과 의상을 함께 정해요.
4. 촬영: 당일 촬영을 해요.
5. 보정: 촬영 1개월 뒤 보정본이 나가요.

예약부터 보정본까지 총 4개월. 고객 한 명과 넉 달 동안 연락이 이어지는 구조예요. 컨설팅에서는 이 중 마케팅, 예약, 사전 미팅 세 단계와 전체 업무 구조를 손봤어요. 한 단계씩 따라가 볼게요.

1단계: 고객이 보게 될 피드를 만드는 일

오브의 마케팅은 인스타그램 하나예요.

예전엔 직원이 '피드 컨펌해 주세요' 하면 대표님이 '네, 괜찮아요' 하고 끝나는 방식이었어요. 무엇을 언제 올리는지는 대화 속에만 남았죠.

이걸 사진 한 장 한 장에 데이터를 넣는 방식으로 바꿨어요. 업로드 날짜, 카테고리, 컨셉, 컨펌 여부, 그리고 마케팅용으로 찍는 현장 스냅이 들어 있는지까지요. 마케팅 페이지를 열면 위쪽에 캡션이, 아래에는 컨펌이 끝난 사진과 아직 컨펌 전인 사진이 나뉘어 보여요.

일하는 방식 자체는 그대로예요. 사진 세 장을 나란히 놓아 피드를 구성하고, 컨펌을 받고, 날짜에 맞춰 올려요. 달라진 건 '컨펌해 주세요'라는 말이 오가던 과정이 시스템 안으로 들어가면서 확인 절차가 크게 줄었다는 점이에요.

2단계: 예약, 가장 큰 고비

대표님은 예약을 '진짜 큰 고비'라고 하셨어요. 원래는 모두 손으로 처리했거든요. 순서를 그대로 옮기면 이래요.

1. 고객에게 예약 신청서를 보내 달라고 안내해요.
2. 노션에서 스케줄이 되는지 확인해요.
3. '이 날짜 어떠세요?' 하고 묻고, 안 되면 다시 노션을 보고 조율해요.
4. 날짜가 정해지면 예약금 입금을 안내해요.
5. 입금을 확인하고 나서야 확정하고, 노션에 기입해요.
6. 마지막으로 확정 안내를 보내요.

단계가 많은 것보다 더 큰 문제가 있었어요. CS 상담 시간이 정해져 있어서, 그 시간 밖에 들어온 문의는 예약이 진행되지 않았던 거예요. 답을 드릴 때쯤이면 이미 고객이 떠난 뒤였고, 결국 예약으로 이어지지 못하는 일이 생겼대요.

그래서 노션과 연동되는 예약 프로그램을 들여, 노션의 예약자 데이터와 연결했어요. 지금은 고객이 홈페이지에서 간단하게 예약을 신청하면 대표님께 언제든 톡으로 확인 창이 와요. 대표님은 확정을 누르고, 계약금 입금을 확인하고, 노션에서 결제 상태만 바꾸면 돼요.

직원 손을 거치지 않고, 혼자서도 24시간 예약을 받을 수 있게 된 거예요.

예약자 한 명의 페이지

예약이 들어오면 예약자마다 개인 페이지가 생겨요. 맨 앞 큰 칸에는 예약 신청 정보가, 그 뒤로 사전 미팅, 촬영, 보정, 결제, 매출 정보가 이어지고요. 대표님이 시간 순서대로 나열해 두셨어요.

넉 달의 여정이 끝나면 이 페이지가 꽉 찬대요. 고객 한 명이 어디까지 와 있는지는, 이 페이지가 얼마나 채워졌는지를 보면 알 수 있어요.

3단계: 사전 미팅, 휴일 뒤에 쌓여 있던 카톡 100개

사전 미팅은 오브가 예약자의 고민을 덜어 드리려고 하는 서비스예요. 원하는 이미지와 지금 몸 상태에 맞춰 의상과 컨셉을 추천해 드려요.

이것도 원래는 복잡했어요. '의상이랑 컨셉 말씀해 주세요' 하면 고객들이 채널로 이야기를 한꺼번에 쏟아 냈고, 직원이 그걸 읽고 답했어요.

가장 힘든 건 휴일이 끝난 뒤였대요. 카톡이 100개 넘게 쌓여 있었다고 해요. 담당자의 심리적 부담이 컸고, CS에 드는 비용이 늘었고, 바빠지니 놓치는 일도 생겼어요.

이 과정을 바꿨어요. 노션으로 만든 홈페이지에 컨셉을 정리해 두고, 고객은 거기서 컨셉을 본 뒤 노션과 연결된 설문지에 답해요. 이름, 어떻게 오게 됐는지, 하고 싶은 컨셉, 고민 같은 내용이에요. 답은 노션 데이터로 차곡차곡 쌓이고, 담당자는 노션에서 피드백을 적어요. 그 페이지가 다시 홈페이지와 연결돼 예약자에게 전달되고요.

원래 홈페이지가 따로 있었는데도 노션으로 만든 홈페이지를 고른 이유를 대표님은 이렇게 말씀하셨어요. 운영과 관리가 너무 간단하다고요.

흐름 뒤에서: 업무를 나누는 방식을 다시 짜다

이 모든 걸 돌리려면 내부 업무 구조부터 바뀌어야 했어요.

대표님은 원래도 노션을 썼고, 나름의 로드맵을 짜서 잘 활용하고 있다고 생각하셨대요. 그런데 쓰다 보니 말만 로드맵이지 업무가 계속 바뀌고, 겹치고, 목표가 보이지 않았다고 해요. 대표님과 제가 가장 많이 이야기를 나눈 부분도 바로 여기였어요.

그래서 업무를 큰 단위에서 작은 단위로 쪼갰어요. 맨 위에는 1년짜리 목표가 있어요. 예를 들어 '월평균 촬영 40건'이 목표라면, 그걸 위해 마케팅을 하고 포토그래퍼를 늘리는 일 같은 프로젝트가 생겨요. 마케팅 이벤트 안으로 더 들어가면 2월에 콜라보 이벤트를 하는 태스크가 있고, 그걸 위해 오늘 할 일로 모델과 스케줄을 맞추고 촬영 레퍼런스를 찾는 투두가 나와요.

대표님 개인 페이지는 위쪽에 오늘 할 일, 아래에 늘 봐야 할 태스크, 오늘 할 일을 다 마쳤는지 확인하는 위클리, 그리고 촬영 스케줄로 구성돼 있어요. 직원들도 같은 구성의 개인 페이지를 쓰고요.

출근하면 5분 안에 서로의 투두를 공유하는 스크럼도 해요. 어제 한 일과 못 한 일, 오늘 할 일을 이야기하는 짧은 시간이에요. 오브 팀원분들이 노션을 다들 잘 활용해 주셔서, 이 구조가 빨리 자리를 잡을 수 있었어요.

다음 일이 붙을 자리

7회 정도 컨설팅을 마친 뒤 대표님이 가장 크게 느낀 건 '시간 비용'이 많이 줄었다는 점이었대요. 예전엔 무슨 일이든 카카오톡 채널 상담으로 연락이 와서 시간이 많이 들었는데, 그 부분이 확 정리됐다고 하셨어요.

그리고 하나 더. 시스템이 갖춰져 있으니 누군가 들어오고 나가도, 새로운 업무를 추가해도 확장하기가 쉽다고 하셨어요. 다음에 무엇을 만들든 붙일 자리가 이미 있다는 뜻이에요.

실제로 컨설팅이 끝난 뒤에도 대표님은 컨셉을 꾸준히 개발하고 업데이트하고 계세요. 한번은 예약 관리 페이지를 세팅하다 막혀서 조심스레 연락을 주셨는데, 제가 틈을 내서 직접 만나 봐 드렸어요. 이렇게 열심히 일하시면서 함께 만든 시스템을 열렬히 써 주시는 대표님들, 저는 정말 좋아요.

자주 묻는 질문