견적서 하나에 한 시간, 디블러가 견적 기준을 시스템으로 만든 이유

견적 산출 시스템을 만들고 얼마 지나지 않아, 디블러의 최은빈 대표님과 마주 앉았어요. 써 보니 어떠냐고 여쭸더니 첫마디가 이랬어요.

너무 좋죠. 이건 돈 주고 팔아야 돼요. — 최은빈 대표님

디블러는 브랜딩 에이전시예요. 킵코드와는 꽤 오래 함께해 왔어요. 고객마다 '고객 소통 페이지'를 만들고, 사내 매뉴얼을 정리하고, 직원용 앱까지 만들었죠. 그다음으로 견적 시스템을 만들자고 한 건 저였어요. 그날 나눈 이야기를 순서대로 옮겨 볼게요.

엑셀로 쓰던 견적서, 한 장에 한 시간

원래 견적서는 엑셀로 썼어요. 여러 번 손봐 온 양식이었지만, 은빈 대표님 말로는 디블러는 견적을 내는 것 자체가 힘들대요.

단위 상품이 하나 딱 있는 회사가 아니거든요. 브랜딩 회사라 업체마다 견적이 다 달라요. 찍어낼 수 있는 견적이 없죠. 그런데 견적서만 보고도 금액과 세부 항목이 이해되도록 보내야 하고, 용어도 어려워요. 대표님은 늘 견적서에 '견적 설명서'가 같이 따라붙었으면 좋겠다는 욕심이 있었대요.

시간 문제도 컸어요. 문의가 들어오면 진단을 하고, 견적서와 자료를 준비하는 데 정말 오래 걸려요. 디블러는 견적서에 설계가 빡빡하게 들어가서, 한 장에 한 시간쯤 걸리기도 하고요.

그런데 견적서를 보낸다고 매번 계약으로 이어지진 않잖아요. 대표님 계산은 이랬어요. 오늘 문의가 다섯 개 들어와서 견적서를 다섯 개 썼는데 다 안 됐다면, 다섯 시간을 버린 거라고요.

같은 브랜드인데 한 달 만에 견적이 달라지는 이유

더 큰 문제는 '주관'이었어요. 세부 항목별 기준 금액이 정해져 있지 않으니, 견적에 그때그때의 판단이 들어갈 수밖에 없었대요.

그러다 보면 필요 없는 항목까지 들어가기도 하고, 어떤 브랜드에 꼭 필요한 게 빠지기도 해요. 그래서 견적서가 계속 수정되고요. 같은 브랜드인데도 한 달 전에 낸 견적서와 오늘 낸 견적서가, 대표님 생각이 바뀌면서 달라지기도 했대요.

사실 디블러는 상품 리스트를 노션에 이미 만들어 두었어요. 2023년부터 모든 프로젝트가 상품과 연결돼 있어서, 어떤 상품이 매출에 얼마나 기여하는지는 볼 수 있었죠. 그런데 견적의 세부 항목은 데이터베이스로 정리돼 있지 않았어요.

직원 앱을 마친 뒤 제가 견적을 가장 시급하다고 본 이유도 여기 있었어요. 엑셀에 많은 시간을 쏟고 있었고, 영업도 거의 대표님 혼자 하고 있었거든요. 그리고 견적서가 더 상세해야 한다는 이야기가 계속 나오고 있었어요.

고객은 견적서 한 장으로는 애매하니 더 많은 걸 기대하고, 직원들은 "이 견적에 이것까지 해야 하나요?"라고 묻기 시작했죠. 같은 문서를 서로 다르게 읽고 있다면, 문서가 잘못된 거예요.

그래서 만든 견적 산출 시스템

견적을 만드는 순서부터 다시 짰어요. 그 김에 디블러가 진행하는 서비스와 플랜, 세부 항목까지 한 번 쭉 갈아엎고 다시 정리했죠.

가장 공을 들인 건 '세부 작업'이에요. 고객이 견적을 볼 때 "왜 이 금액이야?", "이 돈을 내면 뭐가 나오는데?"를 이해시키는 틀이 필요했거든요.

PDF 쪽에서도 작은 불편이 하나 사라졌어요. 예전엔 도장 이미지를 넣을 때마다 개체 속성에 들어가서 글자 위로 올리는 작업을 했대요. 이제는 고객사명을 입력하면 도장까지 들어간 문서에 견적 번호가 붙어서 나와요.

고객이 원하는 대로 깎고 더할 수 있게

은빈 대표님이 특히 반가워한 변화가 있어요. 요즘 고객들은 AI로 제안요청서를 만들어서 보낸대요. "필수로 해야 하는 항목과 선택 항목을 알려 주세요"라고요. 브랜딩 회사가 기본 서비스에 선택 사항을 빼고 넣으며 견적을 맞춘다는 걸 이미 아는 거죠.

예전엔 기준 견적서, 풀 견적서, 경량화 견적서 세 개를 만들어 고르게 했어요. 그런데 "A를 원하는데 B의 이 부분만 가져가고 싶다"는 요청이 오면 난감했대요. 예를 들어 컨셉 개발 안에 언어 개발이 있는데, 언어 개발만 떼어 갈 수는 없거든요. 그걸 안 된다고 말하기가 너무 어려웠대요.

지금은 항목 단위로 고객에 맞춰 커스터마이징할 수 있어요. 대표님 표현으로는, 예전엔 상품을 만들어 놓고 "이걸 사세요" 했다면 이제는 고객 입맛에 맞게 깎고 더해서 그때그때 내놓아야 받아들여지는 시장이 됐다고요.

상세페이지 한 종, 100만 원의 함정

직원들 쪽 이야기도 나왔어요. 프로젝트가 시작되면, 견적 당시 서비스로 넣은 것도 있고 어디까지 하기로 한 것도 있잖아요.

예전 견적서에는 '상세페이지 디자인 한 종 얼마'라고만 적혀 있었대요. 그런데 그 안에는 수정이 몇 번인지, 몇 명이 함께하는지, 몇 섹션인지, 추가 수정 비용과 유지 보수는 어떻게 되는지가 하나도 없었어요.

잘 흘러가면 괜찮지만, 실제 작업량은 500만 원어치인데 견적은 100만 원으로 들어가 있는 일이 생겨요. 대표님은 '가성비'라는 말이 제일 싫대요. 팀원들은 고생하는데, 애초에 설명 없이 그 견적으로 오케이한 자기 탓이 되니까요.

이제는 고객에게 디블러가 하는 영역을 분명히 알리고, 추가가 필요하면 추가 비용이 든다는 것도 투명하게 안내할 수 있어요. 직원들도 견적의 세부 항목만 보고 '여기까지 하면 되는구나'를 알 수 있게 됐고요.

견적은 결국 영업이에요

제가 이 시스템을 가장 먼저 만들고 싶었던 이유도 이야기했어요. 웨딩 견적을 떠올려 보면, 꽃은 따로 할지, 식대는 A·B·C 중 무엇으로 할지 하나하나 고르잖아요. 최종 견적이 1천만 원이 나와도 '내가 고른 거니까 합리적으로 선택했다'는 느낌이 들어요. 디블러 견적도 그렇게 보이길 바랐어요.

은빈 대표님도 같은 경험을 이야기했어요. 견적서만 툭 보내는 것과, 미팅에서 견적서를 설명하는 건 온도 차이가 정말 크대요. 기준 견적을 띄워 놓고 어떤 파트에서 무엇을 진행해 이 금액이 나온다고 설명하면, 고객들이 "이걸 다 해 주는데 이 금액이면 합리적이네요"라는 말을 훨씬 많이 한대요.

오히려 대표님이 걱정한 건, 굳이 안 해도 될 것 같아서 빼자고 한 항목을 고객이 하고 싶다고 할 때였대요. 가치 체계를 만드는 것 같은 항목이요. 견적이 잘 정리돼 있으니, 충분히 이해하고 나서 오히려 호감이 생긴 것 같다고요.

대화 중에는 2,500만 원짜리 견적을 받아 본 경험도 나왔어요. 처음엔 비싸다고 느꼈고, 같이 온 발표 자료는 무슨 말인지 몰랐대요. 그런데 담당자가 견적이 어떻게 나왔는지 쭉 설명하고, 한 장으로 추린 견적 설명서까지 건네자 생각이 바뀌었대요. 이렇게까지 해 주는데 이 정도면 싸다고요. 실제로 가치 있는 일을 어떻게 '패키징'하느냐가 그만큼 중요하다는 이야기였어요.

다음에 만들 것: 견적서 옆에 놓일 포트폴리오

이야기는 자연스럽게 다음 단계로 넘어갔어요. 견적과 늘 같이 가는 게 영업 자료잖아요. 문의가 들어오면 거기서 키워드를 뽑고, 그 키워드에 맞는 비슷한 사례의 포트폴리오를 모아 견적서와 함께 보내는 흐름이에요.

디자인 에이전시의 오랜 고민이기도 해요. 한 건 많은데, 그걸 언제 다 정리해서 보내나 하는 거요. 좋은 영업은 나와 같은 문제를 겪었던 사례를 보여 주는 거라서, 패션 브랜드에는 비슷한 문제를 가졌던 패션 브랜드 리뉴얼 사례를 보여 주면 되거든요. 견적을 PPT 형태로도 뽑을 수 있게 하자는 이야기도 나왔어요.

노션을 계속 쓰기로 한 이유

디블러 시스템의 뒷단은 전부 노션이에요. 솔직히 고민도 있었어요. 노션은 API 호출 제한이 있어서 요즘 조금 느릴 때가 있거든요.

그래도 2023년부터의 데이터가 이미 다 노션에 있고, 너무 잘 쓰고 있었어요. 그래서 노션으로 유지해도 괜찮다고 판단했어요. 써 보니 버벅거리지 않냐고 여쭸더니, 은빈 대표님은 그렇지 않다고, 문제가 생기면 바로바로 고쳐 주니까 괜찮다고 했어요.

견적 하나를 시스템으로 만든다는 건, 문서 한 장을 자동으로 찍어내는 일이 아니에요. 대표님 머릿속에만 있던 판단 기준을 데이터로 꺼내서, 누구나 같은 기준으로 일할 수 있게 만드는 일이에요.

필요했던 걸 다 해결할 수 있었어요. 요즘 제가 제일 사랑하고, 제일 잘 쓰고 있는 서비스예요. — 최은빈 대표님

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