기록 없이는 좋은 상담도 없다, 취업 컨설팅 디깅커리어의 노션 시스템

기록 없이 대화만 하면 질 좋은 대화가 안 될 것 같아요. 그래서 그분들을 마주하기 전에 시스템이 다 구축돼 있어야 한다고 생각해요. 그게 고객에 대한 예의 아닐까요. — 진희주 대표님

킵코드가 어떤 의미냐고 여쭸을 때 희주 대표님이 한 대답이에요. 대표님은 이걸 한마디로 '고객에 대한 매너'라고 불렀어요.

디깅커리어는 1:1 온라인 취업 과외예요. 대기업 현직자와 취업 준비생을 연결해서 취업 컨설팅을 진행하죠. 교육 사업이라 교육 자료, 합격률, 수강생 데이터가 사업의 중심이에요.

그런데 그 중심이 엑셀 파일과 드라이브, 바탕화면 폴더에 나뉘어 있었어요. 대표님 표현으로는 "완전 주먹구구식"이었대요.

여러 노션 컨설팅 중에 킵코드를 고른 이유

희주 대표님은 다른 노션 컨설팅 업체들도 알아봤대요. 킵코드는 인스타그램에서 우연히 보고, 한동안 지켜보기만 했고요.

결정한 이유를 여쭸더니 두 가지를 말했어요. 하나는 체계적으로 잘 잡아 줄 것 같다는 느낌. 다른 하나는 '감성 한 스푼'이었대요. 제가 블로그에 컨설팅 후기를 직접 다 적어 두었는데, 그걸 읽어 보니 딱딱한 느낌이 아니었다고요.

저는 컨설팅 하나하나를 '기록'으로 남기는 걸 좋아해요. 그 기록이 다음 고객에게 닿는 통로가 됐다니, 기록의 힘을 또 한 번 확인한 셈이에요.

희주 대표님과는 일곱 번의 컨설팅을 함께했어요. 매번 과제를 정말 잘 해 오셔서, 밀리는 것 없이 원하던 페이지를 하나씩 완성해 나갔죠. 그 사이에 풀었던 문제를 네 가지로 나눠 볼게요.

하나. 학생 이름으로 지난 기록을 찾을 수 없었어요

상담을 앞두고, 이 학생이 언제 처음 찾아왔는지, 지난번에 어떤 고민을 이야기했는지 확인하려면 여러 파일을 뒤져야 했어요. 기록이 있어도 따라가기가 어려웠죠.

이렇게 바꿨어요

흩어져 있던 수강생 데이터를 노션 한곳으로 옮기고, 모든 게 기록될 수 있는 구조를 만들었어요. 이제는 학생 이름만 검색하면 과거 수업 내용, 그때의 고민, 찾아온 시점이 이어서 보여요. 대표님은 이걸 가장 크게 달라진 점으로 꼽았어요.

제가 늘 강조하는 순서이기도 해요. 자동화나 화려한 화면보다 먼저, 데이터가 쌓이는 자리를 만들어요. 자리가 있어야 검색도 되고 연결도 되거든요.

둘. 수강생에게 줄 '내 페이지'가 없었어요

예전에는 수강생마다 개별 페이지를 따로 만들어 주지 않았어요. 수업 자료와 진행 기록은 대표님 쪽에만 있었죠.

이렇게 바꿨어요

지금은 모든 수강생에게 개별 페이지를 제공해요. 대표님이 가장 마음에 드는 페이지 세 가지를 꼽을 때 첫 번째가 이 개별 페이지였고, 두 번째가 수강생 데이터를 쭉 확인할 수 있는 화면이었어요.

같은 데이터를 대표님은 전체로 보고, 학생은 자기 것만 보는 구조예요. 같은 내용을 두 번 정리할 필요가 없죠.

셋. 급여·인센티브 계산이 머릿속에만 있었어요

급여와 인센티브를 정하는 게 막막했대요. 계산식을 걸어야 하는데, 노션에서 수식 기능을 어떻게 쓰는지 몰랐거든요.

이렇게 바꿨어요

대표님이 머릿속으로 그려 온 계산 방식을 듣고, 그걸 노션 구조로 옮겼어요. 컨설팅에서 가장 좋았던 점을 묻자 대표님은 망설이지 않고 "아이디어를 눈앞에 실현시켜 준 것"이라고 했어요.

그림은 대표님이 그려 오고, 그걸 어떻게든 보이게 만드는 게 제 몫이었어요.

넷. 이번 달 돈이 어디에 쓰였는지 보이지 않았어요

가장 마지막에 만든 건 회계였어요. 수입과 지출을 정리하는 페이지예요.

이렇게 바꿨어요

이번 달 수익이 저조하면 바로 보이고, 식비를 많이 썼다는 것도 보여요. 사무실을 이사할 때 얼마를 썼는지 찾아볼 때도 금방 나왔대요. 대표님은 자기한테는 이 회계 정리가 제일이었다고 했어요.

노션 밖에서 받은 도움: 지금 속도가 맞는지 묻는 질문

컨설팅을 하다 보면 저는 노션 말고도 질문을 꽤 던져요. 지금 페이스대로 가고 있는지, 무엇이 먼저인지 같은 질문이요.

희주 대표님은 그 질문을 받고 밤에 혼자 생각해 봤대요. 내가 좀 급한가, 하고요. 그래서 채용을 잠깐 멈추고, 노션 세팅을 먼저 끝낸 뒤 다시 적극적으로 해 보기로 했어요.

저를 만나지 않았다면 어땠을 것 같냐는 질문에는 이렇게 답했어요. 하던 대로, 틀린지 맞는지도 모른 채, 고객은 밀려드는데 관리는 하나도 안 되고 있었을 거라고요.

과제를 밀리지 않는 희주 대표님만의 방법

킵코드 컨설팅은 과제가 정말 많아요. 그런데 대표님은 과제가 힘들었던 적이 솔직히 없었대요. 수업 중에 내준 과제라 왜 해야 하는지 이미 알고 있었기 때문이래요. 대신 대표님만의 방법이 있었어요.

1. 벼락치기는 하지 않아요. 3시간 수업을 마치고 집에 가면 기운이 빠지지만, 그날 두 시간 정도는 과제에 써요.
2. 기억이 생생할 때라, 과제의 70%는 그 두 시간 안에 끝나요.
3. 남은 30%는 나중에, 일하기 싫을 때 노래를 들으면서 해요.
4. 하다가 기억이 안 나는 부분은 녹화본에서 그 지점을 찾아 다시 봐요.

대표님 요약은 "그냥 하면 된다, 무슨 생각을 할 필요가 없다"였어요. 과제를 수업 당일에 시작하는 것. 다른 분들께도 꼭 권하고 싶은 습관이에요.

'고객에 대한 매너'라는 말

글 맨 앞의 인용으로 다시 돌아가 볼게요. 희주 대표님은 수업이나 상담을 할 때 기록 없이 대화만 하면 질 좋은 대화가 안 된다고 했어요. 그래서 고객을 마주하기 전에 시스템이 먼저 갖춰져 있어야 한다고요.

저도 같은 생각이에요. 기록이 없으면 상담할 때마다 "지난번에 어디까지 했죠?"부터 다시 묻게 되거든요. 같은 질문이 반복되는 자리에는 늘 빠진 기록이 있어요.

학생 이름 하나로 지난 수업과 고민이 이어서 보이는 지금은, 그 질문 없이 바로 오늘 이야기로 들어갈 수 있어요. 희주 대표님이 말한 '매너'는 결국 상대의 시간을 아끼는 준비라고 생각해요.

다음에 만들고 싶은 것

앞으로 만들고 싶은 게 있냐고 여쭸더니, 대표님은 처음엔 "다 만들었다"고 했어요. 잠깐 생각하더니 하나를 꺼냈죠. 디깅커리어에는 자사몰이 있으니, 자사몰과 노션을 연동하는 무언가를 만들어야 할지 고민 중이라고요.

디깅커리어가 바라는 모습은 선생님, 학생, 직원 모두가 함께 성장하는 공간이에요. 현직자는 누군가를 가르쳐 합격시키며 보람을 느끼고, 직원은 직급과 상관없이 아이디어를 내고 실현하고, 취준생은 원하는 회사에 합격하는 곳.

고객을 만나기 전에 시스템을 먼저 갖춘다는 희주 대표님의 원칙이, 그 공간을 받치고 있는 바닥이라고 생각해요.

자주 묻는 질문