흩어진 기록을 한곳에 모아일이 돌아가는 구조를 함께 만듭니다

요즘 상담에서 가장 많이 듣는 말은 'AI랑 자동화를 하고 싶어요'예요. 저도 그 끝에는 자동화와 AI가 있어야 한다고 생각해요. 다만 순서가 있어요. 자동화도 AI도 일할 재료가 있어야 움직이는데, 그 재료가 바로 대표님의 데이터거든요.

가끔은 앞 단계를 건너뛰고 바로 자동화부터 해 달라는 분도 계세요. 그럴 때 저는 '씨를 뿌리지도 않고 나무를 키워 달라'는 말처럼 들린다고 솔직하게 말씀드려요.

혼자 일한 지 13년 된 강점 브랜딩 코치, 비스타의 김인숙 대표님이 저를 다시 찾은 이유도 AI였어요.

그래서 먼저 코칭 한 건이 신청부터 후속 작업까지 한 흐름으로 쌓이게 정리했어요. 데이터가 모이고 나서야 AI로 후속 자료를 빠르게 만들 수 있게 됐고요.

남이 만든 템플릿에는 남의 업무 구조가 들어 있어요. 그래서 참고는 하되, 대표님 회사에 이미 있는 것들을 먼저 꺼내 놓고 그 위에 구조를 세워요.

비마이커리어 이혜원 대표님은 스스로를 '템플릿 덕후'라고 하셨어요. 강의에서 받은 템플릿, 나눔 받은 템플릿을 정말 많이 모으셨는데, 아무리 모아도 제대로 쓰는 게 하나도 없었대요. 컨설팅에서 저는 체크박스와 새 카테고리를 그만 만들자고 했고, 혜원님은 그 시간을 이렇게 기억하세요.

기성 프로그램도 마찬가지예요. 학원 관리 프로그램을 거의 다 써 봤다는 일도수학 방석호 대표님은 '100가지 기능이 있다면 우리 학원에 맞는 건 열 가지 정도'라고 하셨어요. 나머지 아흔 가지에 일하는 방식을 맞추다 보면, 정작 우리 학원만의 장점이 흐려져요.

첫 시간에는 바로 만들지 않아요. 누가, 언제, 무엇을, 어디에 기록하는지부터 여쭤봐요. 지금 쓰는 종이 서식, 엑셀, 메신저 대화까지 다 펼쳐 놓고요. 혜원 대표님은 이걸 '기능 설명보다 제 목적을 먼저 물어보셨다'고 기억하셨어요.

망원동 사진 스튜디오 헤이지 신정우 대표님과의 첫 3시간이 그랬어요. 네이버로 들어온 예약의 연락처를 따로 적고, 매출은 스프레드시트에, 또 다른 파일에 한 번 더. 각자 필요해서 생긴 파일들이었는데, 따라가 보니 전부 이어지는 정보였어요. 예약에서 시작한 정보가 몇 군데를 돌아 결국 다시 예약을 확인하러 가는 구조였죠.

'사진에도 태그를 달 수 있어요?' 하고 물으셔서 된다고 답했더니, 정우 대표님이 상상만 하던 게 다 된다며 그 자리에서 방향을 정하셨어요.

아래 여섯 단계 가운데 앞의 셋이 제가 가장 오래 붙들고 있는 구간이에요.

앱 개발 외주처럼 계약하고, 보고받고, 완성품을 넘겨받는 방식을 떠올리고 문의 주시는 분이 많아요. 킵코드는 화면을 같이 보면서 그 자리에서 만들어요. 설계와 기획은 제가 하지만, 그 구조를 대표님이 이해하고 나중에 직접 고치고 늘려 갈 수 있어야 하니까요.

탑국어탑수학 최보나 대표님도 처음엔 템플릿을 만들어 주는 업체부터 알아보셨대요. 그런데 두 가지가 걸렸다고 해요. 만들어서 넘겨주면 내가 그걸 잘 쓸 수 있을까. 학원 운영 방식이 바뀌면 그때마다 다시 업체에 맡겨야 하나.

그래서 컨설팅은 이런 순서로 흘러가요.

모든 화면은 녹화해 드리고, 필요하면 직원분들과도 따로 이야기를 나눠요. 디블러에서는 시스템을 매일 쓰는 직원분들을 대상으로 교육을 하고, 무엇이 더 나아지면 좋을지 한 분 한 분과 따로 미팅까지 했어요.

영어 강사 영쌤은 처음 만났을 때 데이터베이스는커녕 엑셀도 다뤄 본 적이 없으셨어요. 지금은 이메일을 모으는 데이터베이스를 직접 만들어, 뉴스레터를 혼자 운영하세요. 배운 대로 했을 뿐이라며 뿌듯해하시더라고요.