광고부터 후속 강의까지, 세미나 운영 흐름을 먼저 그린 컨설팅 현장

광고 소재 3개, 랜딩페이지 1개, 신청서 1개. 그리고 세미나가 끝난 뒤에 받을 신청서 2개.

디블러 최은빈 대표님과 세미나 준비 흐름을 처음부터 끝까지 그린 날, 종이 위에 올라간 숫자들이에요. 오랫동안 함께해 온 디블러지만 이번 주제는 조금 달랐어요. 회사 내부 시스템이 아니라, 처음 만나는 사람들을 세미나로 데려오고 그 뒤까지 이어 가는 '한 번의 행사'를 설계하는 일이었거든요.

그날 테이블 위에는 랜딩페이지도 아직 없었어요. 언제까지 되냐고 여쭸더니, 대표님은 '이번 주 안에 무조건 다 마무리해야 한다'고 하셨죠. 그래서 더더욱 도구를 세팅하기 전에, 흐름부터 그렸어요.

왜 그랬냐고요? 자동화를 어디에 붙일지는, 흐름이 그려진 다음에야 보이거든요.

세미나 신청자 한 명이 지나가는 길

1. 세 가지 광고 소재 중 하나를 보고 들어와요.
2. 하나의 랜딩페이지에서 내용을 확인해요.
3. 신청서를 제출해요.
4. 결제 링크와 안내 메시지를 받아요.
5. 결제를 하면 세미나 세부 안내를 받아요.
6. 세미나 당일 아침, 당일 안내를 받아요.
7. 현장에서 문자로 필요한 링크를 받아요.
8. 후속 강의나 무료 컨설팅을 신청해요.

1. 광고 소재 3개, 입구는 하나

광고 소재는 세 가지예요. 인스타그램 같은 곳에서 돌릴 예정이고, 세 소재의 내용이 다 달라요. 그래도 들어오는 곳은 하나의 랜딩페이지로 모았어요.

이 구조를 한 번 만들어 두면, 다음 세미나 때는 랜딩페이지만 새로 만들어서 바로 연결하면 돼요. 그날 이야기 나누며 정리된 부분이에요.

2. 광고 말고도 들어오는 길

광고만 바라보고 있을 수는 없죠. 디블러에는 이미 노션에 쌓여 있는 고객 데이터베이스가 있어요.

그걸 이용해서 광고가 아닌 다른 경로로도 신청자가 들어올 수 있게 프로세스를 짜기로 했어요. 그러려면 노션에 쌓여 있는 고객을 한번 추려서, 누구에게 어떻게 보낼지부터 정리해야 해요. 오래 쌓아 온 데이터가 여기서 쓰이는 거예요.

3. 신청서가 들어오면, 바로 결제 링크

신청은 설문지로 받아요. 신청서가 접수되는 즉시 결제 링크가 나가고, 안내 메시지가 함께 가요. '결제를 하셔야 다음 단계로 넘어갈 수 있다'는 내용이에요.

4. 결제를 안 하면? 리마인드는 점심시간에

그날 이런 질문이 나왔어요. '결제가 계속 안 되면 어떻게 할 거죠?'

답은 간단했어요. '한 번 더 보낸다.' 그럼 언제 보낼까요? 신청 후 24시간 뒤로 잡으면 새벽에 연락이 갈 수도 있어요. 그래서 매일 정해진 시간에 보내기로 했고, 사람들이 결제할 것 같은 시간을 같이 고민하다가 '점심시간'으로 정했어요.

작은 결정 같지만, 이런 시간 하나가 신청자 입장에서 메시지를 받는 경험을 바꿔요.

5. 결제가 되면, 상태가 알아서 바뀌어요

결제가 완료되면 노션의 신청서 데이터베이스에서 상태가 자동으로 바뀌어요. 그 순간을 계기로 '결제 완료 및 세미나 세부 안내'가 바로 나가요.

6. 당일 안내는 아침 8시

당일 안내가 필요할까 하는 이야기도 나왔어요. 세미나가 아침 10시라고 하셔서, 그럼 보통 8시에 보내자고 정리했어요.

여기서 하나 짚고 넘어갔어요. 자동화를 표시하다 보니 어느새 비용 이야기가 되더라고요. 문자나 알림 발송에는 건마다 돈이 들어요. 이메일은 무료고요. '자동화 표시하다가 갑자기 돈으로 바뀌네' 하는 말에 다 같이 웃었는데, 맞아요. 자동화는 무료가 아니에요. 그래서 어떤 안내를 어떤 채널로 보낼지도 흐름을 그리면서 같이 정해야 해요.

7. 현장: QR 대신 버튼 하나

세미나 당일에는 출석한 사람과 노쇼가 갈려요. 출석한 분들에게는 현장에서 안내할 것들이 있죠.

처음엔 화면에 QR 세 개를 띄울 생각이었어요. 그런데 QR은 사람마다 카메라를 켜고 하나씩 찍어야 하잖아요. 누구는 찍고 있고, 누구는 화면을 보고 있고. 주의가 흩어질 수 있어요.

그래서 QR을 띄우는 대신, 노션에서 버튼을 누르면 참석자 전원에게 문자가 한꺼번에 나가게 했어요. '지금 문자 보내 드렸으니 확인하시고, 하나씩 설명드릴게요' 하고 바로 설명을 이어 가는 거예요. 혹시 자동화가 실행되지 않는 상황에 대비해서 PPT도 하나 만들어 두기로 했어요. 쓸 일이 없기를 바라는 '보험'이에요.

8. 세미나 뒤: 그날 바로 이어 가기

대표님이 계속 느끼던 문제가 있었어요. 토요일에 강의를 하고 월요일에 연락하면, 그 사이에 다 떠나 버린다는 거예요. 그래서 세미나 당일에 바로 후속 신청을 받고, 바로 연결하기로 했어요.

데이터베이스는 두 개면 돼요. '후속 강의 신청서'와 '무료 컨설팅 신청서'. 신청이 들어오면 상태를 바꾸고, 그다음 관리는 카카오톡에서 개별로 이어 가기로 했어요.

흐름 속 갈림길

흐름을 그리다 보면 '이렇게 되면?' 하는 갈림길이 생겨요. 그날 정리한 것들이에요.

끼워 팔까, 말까

그날 가장 오래 이야기한 주제는 사실 자동화가 아니었어요. 대표님은 참석자에게 2만 원짜리 전자책이나 짧은 온라인 강의 같은 상품을 중간에 끼워서 팔지 고민하고 계셨어요.

이야기를 나눠 보니, 세미나에 온 사람들에게 마지막 후속 절차가 이미 많았어요. 후속 강의, 무료 컨설팅, 네트워킹까지요. 세 가지가 너무 많으면 사람들은 셋 다 안 하거나 하나만 하게 돼요.

그래서 상품을 하나 더 얹기보다, 이미 있는 신청서를 더 작성하고 싶게 만드는 쪽으로 정리했어요. 후속 강의를 신청하면 혜택 상품을 드린다거나, 네트워킹에 들어오면 어떤 점이 좋은지 더 설명한다거나요. 진짜 좋은 건 참석자가 '셋 다 하고 싶다'고 느끼는 거니까요.

다음에 만들 것

흐름이 정리되자 필요한 링크 목록이 나왔어요. 그날 바로 정리하기 시작한 것들이에요.

• 랜딩페이지 링크: 이번 주 안에 완성
• 신청 설문지: 이미 만들어 둔 것을 이 흐름에 맞게 수정
• 고객 데이터베이스: 광고 외 경로로 보낼 대상 추리기
• 후속 강의 신청서, 무료 컨설팅 신청서: 데이터베이스 두 개

이렇게 한 번 그려 둔 흐름은 다음 세미나 때 그대로 다시 써요. 랜딩페이지만 새로 만들어 연결하면 되니까요.

자동화든 AI든, 어디에 연결해야 할지 모르면 아무 의미가 없어요. 도구를 세팅하기 전에, 흐름부터 그려 보세요. 대표님의 다음 행사도 한 장의 흐름에서 시작할 수 있어요.

자주 묻는 질문