열정 대신 시스템으로, 워킹맘 대표의 패션디자인 스튜디오

좋아하는 일을 오래 하려면, 무엇이 필요할까요?

합정에서 패션디자인 스튜디오 '플레니무아'를 운영하는 조윤정 대표님은 인터뷰 첫마디에 이 질문의 답을 꺼내 놓으셨어요.

우리가 좋아하는 일을 오래오래 하기 위해서는, 지속 가능한 시스템이 구축되어야 장기적으로 오래 함께할 수 있습니다. — 조윤정 대표님

플레니무아는 편입, 대학원, 복수 전공 같은 입시 과정과 패션 관련 창작 활동을 하는 스튜디오예요. 이름은 프랑스어로 충만함을 뜻하는 '플레니튜드'와 나를 뜻하는 '무아'를 합친 말이고요. '완전한 나를 찾아가는 곳'이라는 뜻이래요.

윤정님은 1:1 과외에서 시작해 작은 작업실을 키우고 키워서, 지금의 학원 형태까지 오셨어요. 그 길을 시기별로 따라가 볼게요.

강사였을 때: 수업만 잘하면 되던 시절

강사로 일할 때는 수업만 잘하면 됐어요.

20대의 윤정님은 건강한 몸과 마음으로, 열정을 가지고 일하셨대요. 1:1 과외로 시작한 일이 하나둘 늘면서 작은 작업실이 생겼고요.

작업실이 커지면서: 수업 밖의 일이 늘어나다

운영하는 입장이 되자 챙길 게 훨씬 많아졌어요. 이렇게요.

• 수업 자료 준비
• 강사 관리
• 수강료 결제와 예약 확인
• 비품 관리와 청소까지

30대에 출산을 하고 워킹맘이 되면서 상황은 더 빠듯해졌어요. 윤정님 말을 그대로 옮기면, 결국 '스스로를 갈아 넣어야 돌아가는' 구조였다고 해요.

가장 손이 많이 가던 일: 매달 반복되는 수요 조사

불편한 점은 많았지만, 가장 어려웠던 건 시간표를 짜는 방식이었어요.

플레니무아는 학생들의 수요를 먼저 조사해서 가장 인기 있는 시간대로 반을 여는 곳이에요. 그런데 그 조사를 이렇게 하고 있었어요. 카카오톡으로 학생 한 명 한 명에게 선호하는 시간을 물어보고, 답을 워드 문서에 옮겨 적은 다음, 가장 많이 몰린 시간대로 반을 개설하는 식이었죠.

이 작업을 매달 중순마다 반복해야 했대요. 학생 수요에 맞춰 편성해야 한다는 부담 때문에, 늘 가장 버거운 일 중 하나였다고 하셨어요.

여기서 한번 생각해 볼 게 있어요. 학생들의 답은 이미 들어오고 있었거든요. 다만 카톡과 워드에 흩어져 있어서, 모으고 세는 일을 매번 사람이 해야 했던 거죠. 저는 이럴 때 기능을 고르기 전에, 답이 처음부터 한곳에 쌓이는 자리를 먼저 만들어요.

결제를 놓치던 시기: 학생이 먼저 물어보던 수강료

더 큰 문제는 결제였어요.

수업 외의 일을 하다 보면 정작 가장 중요한 결제 안내를 못 보내는 일이 생겼대요. 심하면 몇 주에서 몇 달까지 수강료를 받지 못한 적도 있었고요. 학생도 잊고, 윤정님도 잊은 거죠.

하나하나 손으로 관리하다 보니 실수할 수 있었고, 돈과 관련된 일이라 실수하면 안 된다는 부담 때문에 오히려 더 미루게 됐다고 해요. 정말 급해진 날에야 다시 펼쳐 놓고 확인하는 식이었어요.

학생이 먼저 '수강료 언제 내야 돼요?' 하고 물어본 적도 있었대요.

시스템을 찾아다니던 때: 맞는 게 없었어요

시스템에 대한 갈증으로 학원 관리 프로그램과 노션 템플릿을 많이 알아보셨어요.

그런데 플레니무아는 영어나 수학처럼 정형화된 과목이 아니라, 입시와 패션 창작 활동이 섞인 조금 특이한 수업을 운영하는 곳이에요. 기존 프로그램이나 템플릿은 그 방식에 맞게 고칠 수가 없었죠. 노션에 대한 기본 지식도 없던 때라 더 막막했다고 하셨어요.

그러다 검색 중에 알고리즘이 킵코드 영상을 띄워 줬고, 알게 된 날 인터뷰 영상을 정주행하셨대요. 비슷한 업종 대표님들의 인터뷰에 공감이 돼서, '여기다' 싶으셨다고요.

컨설팅을 하는 동안: 주먹구구를 일으켜 세우는 작업

킵코드는 과제가 많다는 이야기, 윤정님도 영상에서 들으셨대요. 그래서 걱정도 하셨고요.

막상 해 보니 과제의 양이 많다기보다, 고민할 게 많았다고 하셨어요. 주먹구구식으로 운영하던 걸 일으켜 세우는 작업이었으니까요. 결제 시스템을 바꿔 볼까, 예약받는 형식을 바꿔 볼까 같은 고민이 이어졌어요.

윤정님은 그 고민을 컨설팅 때마다 잔뜩 적어 오셨어요. 저는 그걸 보고 다른 방법을 함께 제안드렸고, 현실적인 선택지를 비교하면서 플레니무아에 맞는 구조를 하나씩 정해 갔어요. 정해진 틀을 고른 게 아니라, 이 스튜디오의 수업 방식에서 출발해 구조를 만든 거예요.

수요 조사가 한 화면에 모이도록

먼저 손댄 건 매달 반복되던 수요 조사와 시간표 편성이었어요. 카톡과 워드를 오가던 흐름을 노션 데이터베이스 안으로 옮겼어요.

학생별 기본 정보와 연락처, 희망 요일과 시간대, 지금 듣고 있는 수업과 회차, 배정 현황을 한 화면에서 볼 수 있게 다시 짰어요. 한 번 입력한 데이터는 계속 쌓이니까, 새 학기를 준비할 때도 이전 학기 데이터와 비교하면서 편성할 수 있게 됐어요.

수업 완료만 체크하면, 결제할 회차가 자동으로 계산됩니다

결제 문제는 이렇게 풀었어요.

1. 수업을 진행해요.
2. 노션에서 수업일지를 써요.
3. 그 수업을 '완료'로 체크해요.
4. 시스템이 자동으로 회차를 카운트해요.
5. 지금 결제 안내가 필요한 학생 목록이 자동으로 정리돼요.

이제는 누구에게, 몇 회차 기준으로, 어떤 결제 안내를 보내야 하는지 가이드가 나와요. 덕분에 제때 결제를 받을 수 있게 됐다고 하셨어요.

핵심은 결제를 따로 챙기지 않아도 된다는 점이에요. 수업하고 일지 쓰는 일이 곧 결제 관리의 기록이 되도록 이어 놓았거든요. 새로운 일을 하나 더 만든 게 아니라, 이미 하던 일 위에 데이터가 쌓이게 한 거예요.

지금: 사업체를 넓게 펴서 보는 사람

가장 크게 달라진 점을 여쭸더니, 윤정님은 이렇게 답하셨어요.

예전엔 사업체와 자기 자신을 잘 구분하지 못하고 '열정'으로만 운영했는데, 이제는 사업체를 넓게 펴서 전체를 볼 수 있게 됐다고요. 세세한 부분도 조절할 수 있고, 전체를 총괄해서 볼 수도 있다는 게 가장 큰 변화라고 하셨어요.

생활도 달라졌어요. 시스템이 알아서 돌아가니 수업 외의 일은 집에서 할 수 있게 됐고, 그 시간을 아이에게 더 쓰게 됐대요. 윤정님은 이걸 '행복한 가정의 평화가 찾아왔다'고 표현하셨어요.

운영이 원활해지면서 플레니무아의 다음 단계까지 준비하게 됐다고 하셨고요. 예전엔 이곳을 '작은 공간, 아기자기한 곳'이라고 생각했는데, 지금은 시스템이 잘 돌아가면서 더 나은 미래를 준비할 수 있게 됐다고요.

킵코드를 한 단어로 표현해 달라는 질문에는 한참 고민하시다가, 아이가 좋아하는 동화책 이야기를 꺼내셨어요.

아기 돼지 삼 형제의 벽돌집이요. 늑대가 와도 괜찮아요. 잘 운영이 돼요. — 조윤정 대표님

미술·예술 쪽 대표님들께

윤정님은 같은 업계 분들께 꼭 전하고 싶은 말이 있다고 하셨어요.

열정만 가지고는 돌아가지 않고, 강의만 잘한다고 운영이 되는 게 아니니 한 번쯤은 다시 점검해 봐야 한다고요. 열정만으로 운영하면 반드시 한계가 오는데, 그 한계는 나만 힘든 게 아니라 공간 전체의 성장을 더디게 한다고 하셨어요.

만약 킵코드를 만나지 않았다면, 지금도 해야 할 일을 잔뜩 짊어지고 혼자 끙끙 앓고 있었을 것 같다고 하셨어요. 운영은 어떻게든 되겠지만, 더 이상의 성장은 꿈꾸지 못했을 거라고요.

수업은 자신 있는데 운영에 점점 지쳐 가고 계신가요? 윤정님의 이야기가 우리 공간의 '벽돌집'을 짓는 작은 힌트가 되었으면 좋겠어요.

Keep your records, Code your growth. 당신의 기록으로 성장을 이끄는, 킵코드 대표 이주희

자주 묻는 질문