포토스튜디오 운영을 바꾼 시스템
예약·촬영·보정으로 이어지는 스튜디오 업무를 노션 시스템으로 연결한 사례입니다.
- 핵심 성과
- 축적된 데이터로 의사결정 본업 '사진'에 더 몰입
- 사용 도구
- 업무 프로세스 정리, 데이터베이스 설계, AI, 웹/앱 개발
- 발행일
첫 컨설팅은 노션 페이지 하나를 같이 여는 데서 시작했어요. 신정우 대표님이 미리 공유해 둔 빈 페이지였죠.
저는 그날 할 일을 두 줄로 말씀드렸어요. 오늘은 페이지 구성을 먼저 짜 보고, 가장 정리하고 싶은 데이터베이스를 하나 골라서 실제로 만들어 보자고요.
그리고 한 가지를 덧붙였어요. 유료 결제부터 할 필요는 없다는 것. 무료로도 쓸 수 있는 게 많으니까, 먼저 손에 익을 시간을 갖자고요. 화면과 제 설명은 모두 녹화해 드린다고도 말씀드렸어요. 혼자 하다가 "이거 어떻게 했지?" 싶을 때 돌아와서 다시 보시라고요.
킵코드 컨설팅은 하루에 한 분만 모셔요. 3시간 동안 그 고객의 시스템에만 집중하고 싶어서예요. 망원동 사진 스튜디오 헤이지의 첫 3시간도 그렇게 열렸어요.
네이버에서 시작해 다시 네이버로 돌아오는 구조
무엇을 만들지 정하기 전에, 지금 고객 정보가 어떻게 움직이는지부터 따라가 봤어요.
네이버 예약이 들어오면 연락처를 따로 저장해 둬요. 매출은 구글 스프레드시트에 적고, 그 아래에 또 다른 파일이 있어서 거기로 한 번 더 옮기고요. 파일마다 생긴 이유는 달랐어요. 필요할 때마다 하나씩 만든 거죠.
그런데 따라가 보니 전부 이어지는 정보였어요. 네이버에서 시작한 정보가 여러 파일을 돌아, 결국 다시 네이버를 확인하러 가는 구조였던 거예요.
촬영 전에 받는 설문도 있었어요. 정우 대표님은 간편하게 쓰기는 좋은데, 쌓일수록 아쉬운 게 많아진다고 했어요. 이 정보가 예약과 다 이어지면 좋겠다고요. 저도 "이어져야죠" 하고 답했어요.
"사진에도 태그를 달 수 있어요?"
이야기는 사진 아카이빙으로 넘어갔어요. 대표님은 촬영한 사진을 정리해서 예약과 함께 엮어 두고 싶다고 했어요. 글에 태그를 다는 것처럼, 사진에도 태그를 달 수 있냐고 물으셨죠.
된다고 답했더니, 상상만 하던 게 다 된다며 "노션으로 갑시다"라고 하셨어요. 그날의 방향이 이 한마디로 정리됐어요.
그 자리에서 정한 것들
| 필요한 데이터베이스 | 촬영 상품, 예약·결제, 매출 관리 |
| 첫 작업 | 캘린더에 있던 예약을 노션 예약·결제로 옮기기 |
| 연결 규칙 | 데이터끼리 관계를 맺을 때 제목을 기준으로 삼으니, 제목을 처음에 잘 정하기 |
| 금액 구조 | 상품 단가를 불러오고, 예약금과 차액을 나눠 기록 |
| 검증 | 그날 실제로 받은 금액을 넣어 수식으로 맞는지 확인 |
| 다음 회차 | 그 자리에서 날짜를 골라 예약 |
헤이지의 촬영 상품은 여러 가지예요. 그래서 촬영 상품 데이터베이스가 따로 있어야 하고, 고객이 얼마를 결제했는지와 예약이 됐는지를 담는 예약·결제 데이터베이스가 하나 더 있어야 했어요. 대표님은 예약부터 하자고 했어요. 캘린더에 적어 둔 예약을 옮기는 일이었죠.
관계를 맺을 때 한 가지를 특히 강조했어요. 연결은 제목을 기준으로 이뤄지니까, 제목을 처음에 잘 지어야 한다는 것. 나중에 바꿀 수는 있지만 중간에 바꾸면 힘들어지거든요. 처음 구조를 잡을 때 조금 더 고민하는 게, 나중에 고치는 것보다 훨씬 쉬워요.
그날 받은 돈으로 수식을 맞춰 봤어요
구조를 만든 다음엔 실제 데이터를 넣었어요. 연습용 숫자가 아니라 그날 받은 금액이었죠. 촬영 상품에서 단가를 불러오고, 예약금을 받은 뒤 차액을 결제하는 흐름에 맞춰 차액 항목과 결제 방식을 만들었어요.
마침 그날 손님 두 분에게 예약금을 한꺼번에 받았다는 게 까다로운 사례가 됐어요. 나눠 적기 애매한 상황이었죠. 그래서 매출 관리에는 예약금을 한꺼번에 쓰는 것으로 정했어요. 그리고 예약금과 차액을 더하면 결제 금액이 나와야 하니까, 그 합계를 수식으로 구했어요. 금액이 맞게 떨어지자 "맞게 받으셨네요, 축하드려요"라고 말씀드렸어요.
보통 이런 식으로 3시간을 써요. 연습용 숫자가 아니라 실제 업무 데이터를 넣어 봐야 구조의 빈틈이 보이거든요.
마지막엔 다음 일정을 잡았어요. 9월, 10월, 11월 일정이 차 가던 때라, 대표님이 그 자리에서 다음 회차 날짜를 골라 예약하셨어요.
그 뒤로
이후 인터뷰에서 정우 대표님은 1년 반 치 매출 데이터를 직접 입력했다고 했어요. 지난 기록을 시스템에 손으로 채워 넣은 거예요. 구조만 있고 비어 있으면 시스템은 아무것도 보여 주지 못해요. 과거가 채워져 있어야 흐름이 보이죠.
예술과 감성을 중심으로 일해 온 분이 왜 시스템을 들였을까요? 대표님 답은 짧았어요.
사업을 한다면, 어차피 그 일은 해야 하잖아요. — 신정우 대표님
미룬다고 사라지는 운영 업무는 없어요. 어차피 해야 할 일이라면, 덜 무겁게 하는 구조를 만들어 두는 거죠. 헤이지는 그렇게 운영의 무게를 덜고, 본업인 사진에 더 깊이 들어갈 자리를 만들었어요.
자주 묻는 질문
네이버 예약을 계속 쓰면서 노션과 같이 쓸 수 있나요?
네, 예약 창구는 그대로 두고 그 뒤의 고객·결제·매출 기록을 노션으로 모을 수 있습니다. 헤이지도 첫 시간에는 캘린더에 있던 예약을 노션으로 옮기는 것부터 시작했어요. 예약 플랫폼과 자동으로 연동하는 부분은 해당 서비스의 API 제공 여부에 따라 달라서, 검토한 뒤 안내해 드립니다.
촬영 예약금과 잔금을 따로 받는데 매출 정리는 어떻게 하나요?
예약금과 차액을 각각 기록하고, 둘을 더한 값이 결제 금액과 맞는지 수식으로 확인하게 만듭니다. 헤이지는 여러 손님의 예약금을 한꺼번에 받는 경우가 있어서, 매출 관리에는 예약금을 한 번에 기록하는 방식으로 정했어요. 이런 예외는 실제 데이터를 넣어 봐야 드러나서, 첫 시간부터 실제 금액으로 맞춰 봅니다.
노션 유료 요금제부터 결제하고 시작해야 하나요?
아니요, 처음부터 결제하실 필요는 없습니다. 무료로도 쓸 수 있는 기능이 많아서, 헤이지도 먼저 적응하는 시간을 갖기로 했어요. 실제로 필요한 기능이 생기면 그때 검토해도 늦지 않습니다.
촬영한 사진도 노션에서 정리하고 예약과 연결할 수 있나요?
네, 사진에도 태그를 달아 분류하고 예약 기록과 엮는 구조를 만들 수 있습니다. 헤이지도 첫 시간에 사진 아카이빙을 예약과 이어 두고 싶다는 이야기를 나눴고, 그 방향으로 노션을 쓰기로 정했어요. 다만 사진 원본을 얼마나, 어디에 보관할지는 용량과 쓰는 방식에 따라 달라 함께 정합니다.