체크박스·카테고리·목표 금지령, 프리랜서가 1인 기업이 되기까지

노션 템플릿, 혹시 몇 개나 모아 두셨나요?

무료 나눔 템플릿, 강의에서 받은 템플릿, 누군가 잘 쓴다는 템플릿. 모아 두면 언젠가 내 일도 그렇게 정리될 것 같죠. 그런데 컨설팅을 하며 자주 보게 되는 장면이 있어요. 템플릿이 쌓일수록 오히려 채우는 일이 버거워지고, 템플릿끼리 따로 놀기 시작하는 장면이요.

저는 템플릿을 그대로 쓰지 않아요. 남이 만든 틀에는 남의 업무 구조가 들어 있거든요. 중요한 건 예쁜 틀이 아니라 내 데이터가 서로 연결되는 구조예요.

이 이야기를 가장 솔직하게 들려주신 분이 비마이커리어 이혜원 대표님이에요. 처음 만났을 때는 '마이날자'라는 이름으로 커리어 역량 진단 서비스를 준비하고 계셨죠. 혜원님의 인터뷰, 킵크리트 행사 발표, 그리고 실제 컨설팅 장면을 근거로 이야기를 풀어 볼게요.

템플릿을 모을수록 버거워지는 이유

혜원님은 스스로를 '템플릿 덕후'라고 하셨어요. 인스타그램에서 노션 강의를 수없이 듣고, 템플릿 나눔도 정말 많이 모으셨대요.

그런데 아무리 모아도 제대로 쓰는 게 하나도 없었다고 해요. 만든 사람만큼은 쓸 수가 없었던 거죠. 템플릿을 채워 나가는 것 자체가 버거워졌고, 따로 노는 템플릿이 너무 많아졌어요.

기록 도구도 흩어져 있었어요. 그때그때 엑셀 파일에 쓰고, 다이어리에 쓰고, 구글 캘린더로 갔다가, 다시 네이버 폼으로 입력하고. 한 번에 끝날 일도 꼭 컴퓨터를 켜야만 할 수 있었고, 강의나 컨설팅을 하는 중에는 일이 이어질 수가 없었대요.

그러다 킵코드 인스타그램에서 '템플릿 나눔을 지양한다'는 글을 보셨대요. 왜 템플릿을 지양하지? 궁금해서 들여다보니, 결국 템플릿이 아니라 자기에게 맞춘 노션을 만들어야 한다는 이야기였고, 그 지향점에 끌려 신청하셨다고 해요.

프리랜서에서 '1인 기업'이 되는 순간

혜원님은 10년 동안 인사팀에서 일하셨어요. 그 경험을 바탕으로 커리어 코치가 되어 기업 워크숍과 교육을 맡는 프리랜서로 5~6년을 일하셨고요.

그러다 예비창업패키지와 청년창업사관학교 같은 정부지원사업을 통해, 해 오던 커리어 코칭을 AI 기반 IT 서비스로 만드는 '1인 기업'이 되셨어요.

여기서 기록의 기준이 완전히 달라졌어요. 지원금을 받은 만큼, 내야 할 것도 그만큼 많았거든요. 템플릿으로는 더 이상 버틸 수가 없었대요. 그래서 연말에 저에게 전화해서, 당장 컨설팅을 잡고 싶다고 하셨어요.

혜원님이 정리한 '기업으로서의 체계'는 이랬어요.

• 달라고 했을 때 바로 줄 수 있는 것
• '그거 했어요'라고 했을 때 바로 보여 줄 수 있는 증빙
• 나 말고 다른 사람이 봐도 알아볼 수 있는 데이터

프리랜서일 때는 나만 알고, 나만 잘 쓰면 됐어요. 1인 기업은 달라요. 내 상황이 변수가 되지 않아야 하고, 누가 와서 봐도 '이 기업은 이런 일을 하는구나'를 보여 줄 수 있어야 해요.

컨설팅 후 바뀐 혜원님의 노션은 겉보기엔 별다를 게 없어 보였대요. 그런데 하나를 들어가면 모든 게 다 연결돼 있다는 것, 그게 가장 놀라웠다고 하셨어요. 템플릿이 아니라 데이터를 연결했으니까요.

제가 내린 '3대 금지령'

혜원님은 행사 발표에서 제가 내린 세 가지 금지령을 공유해 주셨어요. 같은 시행착오를 다른 대표님들은 겪지 않으셨으면 하는 마음으로요.

첫 번째, 체크박스 금지

예전 혜원님의 노션에는 하는 일마다 체크박스가 들어 있었어요. 월별 목표가 있으면 거기에 맞춰 전부 체크하는 식이었죠.

그런데 체크박스가 아무리 많아도 의지가 없는 날엔 그냥 비어 버려요. 노션은 의지에 따라 결과가 달라지는 곳이 아니라, 오늘 해야 할 걸 그대로 하면 되게끔 만드는 곳이에요. 지금은 월별 프로젝트에 할 일이 연결돼 있어서, 체크박스를 열 개, 열다섯 개 만들지 않아도 오늘 한 일만 체크하면 얼마나 달성했는지가 저절로 보여요.

두 번째, 카테고리 금지

프리랜서는 불러 주는 곳이면 다 가잖아요. 코칭, 기업 교육, 기관 강의, 대학 강의까지. 혜원님은 그 일을 다 구분해서 체크하고 싶으셨고, 카테고리가 두 페이지에 달했대요. 카테고리가 많으니 잘하고 있다고 생각하셨고요.

그런데 내가 어느 쪽에 집중하고 있는지 보려면, 카테고리가 많을 필요가 없어요. '패턴'이 보여야 해요. 그래서 카테고리를 줄이고, 어떤 일을 얼마나 하는지 패턴이 데이터로 나오게 바꿨어요.

세 번째, 목표 금지

템플릿을 많이 받아 보신 분들은 아실 거예요. 위시리스트, 연간 목표 같은 칸이 꼭 있잖아요. 혜원님도 목표를 정말 열심히 적으셨어요. 노력도 많이 하셨고요.

그런데 문제는 '이루는' 거잖아요. 목표를 많이 세운다고 이루는 게 많아지지는 않아요. 중요한 건 의지가 아니라 시스템으로 목표를 이룰 수 있게 만들었느냐예요.

지금 혜원님은 투두만 쓰면 그게 올해 목표 쪽에 채워지게 해 두셨어요. 비전보드는 비워 두고, 달성한 것만 사진으로 넣으신대요. 비어 있는 칸이 아직 채워야 할 부분인 거죠. 그러니 의지가 변수가 되지 않더라고 하셨어요.

카테고리 정리 컨설팅, 그날의 대화

실제 컨설팅에서는 이런 이야기가 오갔어요. 혜원님은 과제를 하면서 고민을 들고 오셨어요. 대분류·중분류·소분류가 생기는 상황이요. 예를 들어 '콘텐츠' 아래 블로그와 인스타그램이 있으면, '콘텐츠-인스타'로 적어야 할지, 그냥 가장 작은 단위인 '인스타'로 적어야 할지요. 단일 선택과 다중 선택을 오락가락 쓰기도 했고요.

저는 혜원님이 과제를 정말 충실히 해 오셨다고 말씀드렸어요. 카테고리가 정리가 안 된 것 같고, 필요할 것 같은데 어떻게 나누지? 이걸 스스로 느끼신 게 중요하거든요. 제가 그냥 만들어 드리는 것보다, 필요성을 먼저 느끼시는 게 훨씬 중요해요.

대·중·소를 다 넣을 수도 있어요. 그런데 그러면 매번 체크해야 할 게 세 개가 되니 고생스러워져요. 그래서 '업무' 카테고리에 한해서만 업무 데이터베이스와 연결하고, 나머지 일반 카테고리는 굳이 관계를 맺지 않기로 정리했어요.

저는 킵코드 업무를 카테고리 '킵코드' 하나로만 둬요. 프로젝트로 나누지도, 목표를 세우지도 않아요. 그 정도면 충분하거든요. 그때 저는 노션을 4년째 쓰고 있었는데, 중간에 멈춘 적이 없었어요. 반대로 모든 걸 다 나누려고 욕심내면 며칠 만에 하기 싫어져요.

과제는 스크랩 정리였어요. 내용을 정리하고, 임베드할 건 임베드하고, 파일은 안으로 넣고, 필요 없는 건 삭제하기. 그리고 '왜 스크랩했는지'를 안에 적기. 제가 컨설팅 내용을 기록하는 이유가 나중에 그날 무엇을 했는지 찾기 위해서인 것처럼요.

버리는 게 제일 어려웠어요

혜원님은 킵코드 컨설팅을 이렇게 표현하셨어요. 노션의 틀을 배운다기보다 '뇌를 정리한 느낌'이었다고요.

지저분했던 옷장에 정리 컨설턴트가 와서 안 입는 옷은 버리라고 하잖아요. 제 뇌를 그렇게 정리해 주는 느낌이었어요. — 이혜원 대표님

과제를 하며 가장 어려웠던 것도 '버리는 일'이었다고 하셨어요. 이게 지금 중요한지, 나중에 중요한지, 그때만 중요했는지. 그 기준을 잡는 게 어려웠지만, 그만큼 성장했다고요.

다른 노션 강의와 다른 점으로는 '목적을 먼저 물어본다'는 걸 꼽으셨어요. 기능을 설명하는 게 아니라, 이 고객 관리 데이터를 왜 입력하시는지 먼저 묻고, 거기에 맞는 기능을 바로 골라 드리니까 빠르게 결정할 수 있었다고요. 카테고리 많이 만들지 말라, 색깔 많이 쓰지 말라는 제 말은 '단호하지만 맞는 얘기'였다고 하셨고요.

그래서 무엇이 달라졌을까

가장 크게 달라진 건 대시보드였어요. 하고 있는 일들이 다 트래킹되니까, 기록하느라 쓰던 시간이 줄고 그 시간에 전략을 짤 수 있게 됐대요. 투두를 프로젝트와 연결하면서, 따로따로 쓰던 목표·프로젝트·투두가 우선순위에 맞게 정리됐고요.

발표에서 혜원님은 노션으로 해낸 일들도 보여 주셨어요.

• 칼럼 쓰기: 목표에서 빠져 있던 걸 발견하고, 10월에 다시 시도했어요.
• 박람회 참여: 7~8월이 지나도록 체크가 안 돼 있길래 제가 왜 아직이냐고 여쭸고, 밀어붙여서 참여하셨어요.
• 역량 키트 제작: 무형의 코칭을 하다 보니 유형의 것을 만들고 싶어서 키트를 만드셨고, 그날 행사 사은품으로도 나왔어요.

혜원님에게 킵코드는 '채찍질'이래요. 일을 많이 하면 잘하는 줄 알지만, 중요한 건 내가 원하는 방향으로 잘하고 있느냐인데, 그걸 한 번씩 체크해 준다고요. 그래서 한두 달에 한 번은 만나야 한다고 하셨어요.

어떤 분께 추천하고 싶냐는 질문엔 '비즈니스 성장이 목적인 분'이라고 답하셨어요. 그 말에 저는 정말 감동했어요. 천천히 가는 것 같아도 가장 정확한 길로, 결국 나에게 가장 잘 맞는 시스템을 만들 수 있게 돕고 싶었던 마음을 알아봐 주신 것 같았거든요.

같은 고민을 하는 1인 대표님께

목표를 다 못 이뤘다고 '내 의지가 약하다'며 자책하기 전에, 아래 질문부터 점검해 보세요.

• 템플릿을 몇 개나 쓰고 있나요? 그중 서로 연결된 건 몇 개인가요?
• 체크박스를 다 채운 날과 실제로 일이 진행된 날이 일치하나요?
• 카테고리를 보면, 내가 어떤 일에 시간을 가장 많이 쓰는지 바로 보이나요?
• 누군가 '그거 했어요?' 하고 물을 때, 바로 보여 줄 수 있는 기록이 있나요?
• 내가 없어도 다른 사람이 내 데이터를 알아볼 수 있나요?
• 올해 목표가 투두와 이어져 있나요, 따로 적혀만 있나요?

의지는 매일 달라져요. 그래서 의지까지 시스템으로 만들어 두는 거예요.

당신의 기록으로 성장을 이끄는,
킵코드 대표 이주희

자주 묻는 질문

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킵크리트 발표: 프리랜서에서 1인 기업으로

컨설팅 현장: 카테고리도 정리가 필요해요