남들이 다 쓴다는 유명한 템플릿, 업종 특화 시스템을 적용해도 내 업무에는 하나도 맞지 않는 이유

다들 좋다길래 받아 온 템플릿, 일주일쯤 지나니 아무도 안 열어 보고 있나요? 우리 업종 전용이라는 프로그램을 들였는데, 어느새 그 옆에 엑셀이 다시 켜져 있고요. 그러면 대표님은 보통 이렇게 생각하세요. '내가 제대로 못 쓰는 건가?'

템플릿과 업종 특화 프로그램에는 그걸 만든 사람이 일하는 방식이 담겨 있어요. 내 업무를 먼저 진단하고 구조로 정리하기 전에 들이면, 내 일을 남의 틀에 끼워 맞추게 돼요. 맞지 않는 건 대표님 실력 탓이라기보다 순서의 문제예요.

킵코드도 템플릿과 강의를 만들어 내놓고 있어요. 그러니 템플릿이 나쁘다는 이야기는 하지 않을 거예요. 700건이 넘는 컨설팅에서 본 장면들을 바탕으로, 남이 만든 틀이 언제 잘 맞고 언제 어긋나는지, 어긋날 때는 무엇부터 해야 하는지 차근차근 나눠 볼게요.

잘 만든 템플릿인데, 왜 우리 회사에서는 금방 방치될까요?

템플릿을 하나 열어 보면 이미 많은 게 정해져 있어요. 어떤 칸을 둘지, 무엇부터 적을지, 어떤 정보끼리 이어질지. 그 하나하나가 만든 사람이 자기 일에 맞춰 내린 '결정'이에요.

그 결정이 내 일과 겹치면 정말 편해요. 겹치지 않는 부분에서 문제가 생기죠. 쓰지 않는 칸은 비어 있고, 꼭 필요한 칸은 없고, 그 틈을 메우려고 다른 파일을 하나 더 열게 돼요.

브랜드 디자인 회사 디블러도 처음엔 공유받은 템플릿으로 업무를 관리했어요. 쓰면서도 이게 제대로 쓰는 건지 늘 의문이었대요. 최은빈 대표님은 컨설팅 첫 인터뷰에서 이렇게 말씀하셨어요.

템플릿은 저희도 써 봤어요. 그런데 우리랑 맞지 않는 한계가 있더라고요. — 최은빈 대표님

그때 디블러는 캘린더에 대표·팀장·사원이 각자의 하루를 적고 있었어요. 전날 페이지를 복사해서 쓰고, 다음 날 또 복사해서 쓰는 방식이었죠. 저는 그걸 보자마자 '이건 기록이 아니다'라고 했대요. 매일 복사되는 페이지는 쌓이기만 하고 서로 이어지지 않으니까요.

컨설팅에서 템플릿이 멈춘 자리를 거슬러 올라가 보면, 이유는 대체로 몇 가지로 모여요. 대표님 회사에 해당하는 게 몇 개인지 세어 보면서 읽어 보세요.

• 남이 정한 칸 — 칸의 이름과 순서가 만든 사람의 일에 맞춰져 있어요. 내 일에 없는 칸은 비고, 정작 필요한 칸은 없어서 옆에 엑셀을 하나 더 켜게 돼요.
• 따로 노는 템플릿 — 고객용, 일정용, 목표용 템플릿을 따로 받으면 서로 데이터가 이어지지 않아요. 같은 고객 이름을 세 군데에 적게 되고, 채우는 일 자체가 버거워져요.
• 목표 칸만 가득 — 위시리스트, 연간 목표, 체크박스가 촘촘해도 오늘 한 일과 이어져 있지 않으면 의지가 약한 날엔 그냥 비어 버려요.
• 고칠 줄 모름 — 구조를 이해하지 못한 채 복제하면, 일하는 방식이 바뀌어도 칸을 바꾸지 못해요. 결국 템플릿이 아니라 사람이 틀에 맞추게 돼요.
• 기록 뒤가 없음 — 상담 내용은 적었는데 안내 문자와 피드백은 다른 곳에서 손으로 보내요. 기록과 그다음 일 사이를 잇는 건 결국 대표님 기억이에요.
• 왜 적는지 모름 — 이 기록으로 무엇을 알고 싶은지 정하지 않고 칸부터 채우면, 한두 주 뒤엔 왜 써야 하는지 아무도 설명하지 못해요.

보시면 템플릿의 완성도와는 거의 상관이 없어요. 대부분 '우리 회사가 무엇을 왜 기록하는지'가 정해지기 전에 틀부터 들였을 때 생기는 일이에요.

'템플릿 덕후'였던 대표님은 무엇을 버리고 다시 세웠을까요?

이 과정을 가장 솔직하게 들려주신 분이 비마이커리어 이혜원 대표님이에요. 혜원님은 스스로를 '템플릿 덕후'라고 하셨어요. 강의에서 받은 템플릿, 나눔 받은 템플릿을 정말 많이 모으셨대요.

그런데 아무리 모아도 제대로 쓰는 게 하나도 없었다고 해요. 만든 사람만큼은 쓸 수가 없었던 거죠. 기록은 그 사이에 엑셀, 다이어리, 구글 캘린더, 네이버 폼으로 흩어졌고요. 한 번에 끝날 일도 꼭 컴퓨터를 켜야만 할 수 있었대요.

혜원님이 지나온 길을 순서대로 놓아 보면 이래요.

계기가 된 글이 재밌어요. 템플릿을 그렇게 모으던 분이, 템플릿 나눔을 '지양'한다는 글에 끌리셨거든요. 왜 지양하지? 궁금해서 들여다보니, 결국 남의 템플릿보다 자기에게 맞춘 구조를 만들어야 한다는 이야기였대요. 혜원님은 그 지향점에 끌려 컨설팅을 신청하셨어요.

전환점이 중요해요. 10년 동안 인사팀에서 일하고, 커리어 코치로 5~6년을 프리랜서로 지내던 때는 나만 알아보면 충분했어요. 그런데 커리어 코칭을 AI 기반 서비스로 만드는 1인 기업이 되자, 달라고 할 때 바로 줄 수 있는 자료와 '그거 했어요'를 보여 줄 증빙이 필요해졌어요. 템플릿으로는 더 버틸 수가 없었대요.

컨설팅에서 제가 드린 건 새 템플릿이 아니었어요. 오히려 덜어 내자는 이야기였죠.

• 체크박스 — 할 일마다 체크박스를 두는 대신, 월별 프로젝트에 할 일을 연결했어요. 오늘 한 일만 체크하면 달성률이 저절로 보여요.
• 카테고리 — 두 페이지에 달하던 분류를 줄이고, 어떤 일을 얼마나 하는지 '패턴'이 데이터로 보이게 바꿨어요.
• 목표 칸 — 목표를 적는 칸 대신, 투두를 쓰면 올해 목표 쪽이 채워지게 했어요. 비전보드엔 달성한 것만 사진으로 넣으신대요.

가장 크게 달라진 건 대시보드였어요. 하고 있는 일이 다 트래킹되니까 기록하느라 쓰던 시간이 줄고, 그 시간에 전략을 짤 수 있게 됐대요. 목표에서 빠져 있던 칼럼 쓰기를 다시 시작했고, 체크가 비어 있던 박람회 참여도 결국 해내셨어요.

바뀐 화면은 겉보기엔 별다를 게 없었대요. 그런데 하나를 들어가면 모든 게 다 연결돼 있다는 것, 그게 가장 놀라웠다고 하셨어요. 칸을 더 들이는 대신 데이터를 이었으니까요. 혜원님은 그 시간을 이렇게 기억하세요.

지저분했던 옷장에 정리 컨설턴트가 와서 안 입는 옷은 버리라고 하잖아요. 제 뇌를 그렇게 정리해 주는 느낌이었어요. — 이혜원 대표님

다른 강의와 무엇이 달랐냐는 질문에, 혜원님은 '목적을 먼저 물어본다'는 점을 꼽으셨어요. 이 고객 관리 데이터를 왜 입력하는지부터 묻고 거기에 맞는 기능을 고르니, 결정이 빨라졌다고요. 목적이 정해지면 필요 없는 칸이 보이고, 그래야 버릴 수 있어요.

업종 특화 프로그램은 왜 100가지 기능 중 열 가지만 맞을까요?

업종 특화 프로그램은 템플릿보다 한 걸음 더 들어가 있어요. 그 업종에서 흔히 하는 일을 기능으로 잘 묶어 두었죠. 문제는 같은 업종이라도 일하는 방식이 회사마다 다르다는 거예요.

안산에서 수학학원을 운영하는 일도수학 방석호 대표님은 학원을 체계적으로 돌리려고 '안 찾아본 프로그램이 없을 정도'였대요. 그러는 동안 학생 기록은 포스트잇에 남았고, 포스트잇에만 한 달에 2~3만 원이 나갔어요. 대표님이 프로그램들을 거쳐 내린 결론은 이랬어요.

100가지 기능이 있다면 우리 학원 시스템에 맞는 기능은 열 가지 정도밖에 안 돼요. — 방석호 대표님

겹치지 않는 아흔 가지에 일을 맞추다 보면, 정작 그 학원만의 장점이 흐려져요. 일도수학의 장점은 학생이 할 분량을 한 달, 분기, 시험 단위로 정해 두고, 오늘 공부한 내역으로 다음 할 일을 매일 새로 만드는 데 있었거든요. 이런 방식은 기성 기능 목록에 잘 들어 있지 않아요.

하나로 안 되면, 여러 개를 이어 붙이게 돼요

탑국어탑수학 최보나 대표님이 그랬어요. 한 프로그램이 학원에 딱 맞지 않아서, 이 일은 이 프로그램, 저 일은 저 프로그램을 쓰다 보니 쓰는 프로그램이 너무 많아졌대요. 아르바이트생이나 행정 실장님이 바뀌면 그 모든 프로그램을 처음부터 다시 가르쳐야 했고, 교육 기간이 너무 오래 걸렸다고 해요.

출결이나 수납처럼 일부만 프로그램에 맡기면, 나머지는 결국 엑셀이나 손으로 한 번 더 적게 돼요. 수강료가 들어왔는지는 그 프로그램 안에서만 보이고요. 이번 달 상담이 몇 명이었고, 그중 몇 명이 등록했고, 매출과 매입, 순이익은 어떤지 한 화면에서 이어 보기가 어려워져요.

우리만의 수업 방식은, 고칠 수 없는 틀에 들어가지 않아요

패션디자인 스튜디오 플레니무아 조윤정님은 학생들의 수요를 먼저 조사해서 가장 인기 있는 시간대로 반을 열어요. 매달 중순이면 카카오톡으로 한 명 한 명 선호 시간을 묻고, 답을 워드에 옮겨 적은 뒤 반을 짰대요.

윤정님도 학원 관리 프로그램과 템플릿을 많이 알아보셨어요. 그런데 영어나 수학처럼 정형화된 수업이 아니다 보니, 어느 것도 그 방식에 맞게 고칠 수가 없었어요. 그래서 기능을 고르기 전에, 학생들의 답이 처음부터 한곳에 쌓이는 데이터베이스부터 만들었어요.

업종이 달라도 어긋나는 자리는 비슷한 모양으로 나타나요. 대표님 업종과 가까운 탭을 눌러 보세요.

우리 방식에서 출발한 구조는 무엇이 달랐을까요?

세 곳 모두 결국 기성 틀을 하나 더 찾는 대신, 지금 일하는 방식에서 출발해 구조를 세웠어요. 그랬더니 공통점이 하나 보였어요. 새로운 일을 늘린 게 아니라, 이미 하던 일 위에 데이터가 쌓이게 됐다는 거예요.

• 일도수학 — 학생마다 포스트잇에 적고 버리던 기록을 선생님들이 정리해 올리게 했어요. 3개월쯤 지나자 학부모님들이 '확실한 기록'이라고 느끼기 시작했고, 그 반응을 본 선생님들도 기록할 이유를 스스로 찾게 됐대요.
• 탑국어탑수학 — 지금 가장 많이 쓰는 기능은 원생 데이터를 한곳에 모으는 일이에요. 등록으로 이어지지 않은 상담도 '대기 등록'으로 쌓아 두니, 자리가 났을 때 누구에게 먼저 연락할지 바로 보여요.
• 플레니무아 — 수업일지를 쓰고 그 수업을 '완료'로 체크하면 회차가 자동으로 세어지고, 결제 안내가 필요한 학생 목록이 정리돼요. 수업하고 일지 쓰는 일이 곧 결제 관리가 된 거예요.

어느 것도 기성 기능 목록에서 고른 게 아니에요. 그 학원, 그 스튜디오가 원래 하던 일을 따라가며 데이터베이스를 나누고 이었을 뿐이에요.

업종 특화 프로그램이 나쁜 게 아니에요. 그 업종의 '평균적인 방식'을 아주 잘 담아 둔 결과물이죠. 대표님 회사가 평균에서 멀어질수록, 맞지 않는 부분도 커질 뿐이에요.

템플릿·기성 프로그램과 맞춤 시스템 설계, 어떻게 나눠 쓸까요?

그럼 어떤 일에 남의 틀을 쓰고, 어떤 일을 직접 설계해야 할까요? 저는 두 가지를 같이 봐요. 그 일이 누가 해도 비슷한 일인지, 아니면 우리만의 방식이 있는지. 그리고 혼자 한 장 안에서 끝나는지, 여러 사람과 여러 데이터가 이어지는지요. 두 기준을 겹치면 이렇게 나뉘어요.

• 검증된 서비스에 맡겨요 — 표준에 가까운 일인데 여러 사람이 쓰고 보안 책임이 큰 영역이에요. 이미 잘 만든 서비스가 있다면 그대로 쓰고, 그 서비스가 못 하는 일만 따로 세워요.
• 맞춤 설계가 필요해요 — 우리만의 운영 규칙이 있고, 상담에서 등록·수납·정산까지 데이터가 이어져야 해요. 업무 진단과 데이터베이스 설계부터 시작하고, 필요하면 자동화와 웹앱까지 갑니다.
• 템플릿이 잘 맞아요 — 개인 일정이나 공부 기록처럼 누가 해도 크게 다르지 않은 일이에요. 잘 만든 템플릿을 받아 바로 쓰면 시간을 아낄 수 있어요.
• 뼈대를 배워 고쳐 써요 — 혼자 쓰지만 방식이 뚜렷한 일이에요. 템플릿이나 강의로 구조를 익힌 뒤, 칸을 내 방식대로 지우고 이어 붙여요. 직접 고칠 수 있어야 오래 남아요.

왼쪽 위 칸은 호라헤어살롱이 좋은 예예요. 미용실 프로그램은 고객 관리가 정말 잘 돼 있어서, 안정민 대표님은 고객 관리를 쓰던 프로그램에 그대로 두셨어요. 대신 그 프로그램에 없던 선생님 성장 기록, 근태, 매뉴얼, 급여 같은 '매장 운영'만 따로 설계했죠. 남이 만든 틀도, 잘하는 일에는 맡겨 두면 돼요.

킵코드가 템플릿을 만드는 기준

사실 저는 오랫동안 템플릿을 팔지 않았어요. 스터디플래너를 만들던 시절에도 원데이클래스나 특강에서 만난 분들께만 드렸고, 변형하는 법을 같이 알려 드리면서 그대로 복제해서 쓰지는 말아 달라고 당부했죠. 블로그에 템플릿을 사고 싶다는 문의가 정말 많았는데도요.

정형화된 템플릿을 만들어 파는 게 저에게 가장 효율적인 상품이었을지도 몰라요. 그래도 한동안은 가장 비효율적인 길을 골랐어요. 정성껏 만든 템플릿이 금방 버려지는 게 싫었거든요. 그때 블로그에 적은 이유는 세 가지였어요. 자신에게 맞는 데이터베이스로 고쳐야 의미가 있고, 변형하는 법을 모르면 쓰기 어렵고, 이 기록을 왜 해야 하는지 알아야 제대로 쓸 수 있다는 것.

지금 킵코드가 내놓는 템플릿과 강의도 그 기준 위에 있어요. 복사해서 붙여 넣고 끝나는 파일보다, 데이터베이스를 왜 이렇게 나눴는지 이해하고 스스로 셋팅할 수 있게 강의와 함께 드리는 '뼈대'에 가깝게요. 정리하면 이렇게 나뉘어요.

AI로 웹앱까지 만들 수 있는 지금, 왜 기획과 설계가 먼저일까요?

요즘은 판이 꽤 바뀌었어요. 예전엔 출결이나 근태를 관리하려면 그 일에 특화된 서비스를 구독하고, 그 서비스 방식에 맞춰 일해야 했어요. 지금은 휴대폰 번호나 QR로 찍는 출결 키오스크를 직접 만들 수 있어요.

디블러는 직원 앱에 이어, 항목을 고르면 계산되는 견적 산출 시스템까지 만들었어요. 그래서 상담에서 제 대답도 바뀌었죠. 예전엔 '이 부분은 여기까지만 되고, 나머지는 다른 걸 쓰셔야 해요'였다면, 요즘은 '다 돼요. 우리 회사에 맞게 어떻게 만들어 볼까요?'예요.

견적 산출 시스템이 좋은 예예요. 예전 디블러 견적서에는 '상세페이지 디자인 한 종 100만 원'처럼 한 줄만 적혀 있었어요. 수정 횟수도, 섹션 수도 없었죠. 그러다 실제 작업량은 500만 원어치인데 견적은 100만 원으로 들어가는 일이 생겼어요. 그래서 항목마다 기준 금액과 산출물을 적고, 필수와 선택을 나눴어요. 직원들도 견적만 보고 '여기까지 하면 되는구나'를 알게 됐고요.

이 기준은 어떤 견적 템플릿에도 들어 있지 않아요. 디블러가 일하는 방식을 하나하나 꺼내서 정한 규칙이니까요. 시스템은 그 규칙을 담는 그릇일 뿐이에요.

그런데 만들 수 있는 게 많아질수록 '무엇을' 만들지가 더 중요해져요. 대표님들은 일을 몸으로는 정말 잘하세요. 그걸 흐름도와 기획 문서로 꺼내는 게 어렵죠. 그 단계를 건너뛰고 AI에게 '학원 관리 웹앱 만들어 줘'라고 하면, AI는 그럴듯한 평균의 틀을 하나 더 만들어 줄 뿐이에요. 남이 만든 템플릿과 크게 다르지 않은 결과물이요.

그래서 지금 컨설팅은 이런 순서로 가요. 대화로 문제를 찾고, 업무가 처음부터 끝까지 어떻게 흐르는지 흐름도를 그려요. 그 사이에 필요한 시스템과 자동화를 기획하고, 기능 명세와 유저 플로우 같은 기획 문서를 만든 다음, 화면을 만들며 뒷단 데이터베이스를 설계해요. 만들어진 결과가 우리 회사에 맞는지 판단할 기준도 결국 이 진단에서 나오고요.

상담에서 자주 받는 질문 세 가지를 먼저 생각해 보고, 눌러서 제 답을 확인해 보세요.

강점 브랜딩 코치인 비스타 김인숙 대표님이 몇 년 만에 저를 다시 찾은 이유도 AI였어요. 대표님은 템플릿을 건네기보다 그 사람에게 맞는 구조를 만드는 제 방식을 이미 알고 계셨고요.

AI를 너무너무 잘 쓰고 싶은데 인풋이 엄청 중요한 거예요. 그런데 제 인풋은 흩어져서 파일로만 있었어요. — 김인숙 대표님

남이 만든 틀에는 내 데이터가 없어요. AI도 자동화도, 내 일이 쌓이는 구조 위에서 제 역할을 해요. 인숙 대표님도 신청서와 고객 기록을 한 흐름으로 모은 뒤에야 AI로 후속 자료를 빠르게 만들 수 있었어요.

새 템플릿을 받기 전에, 우리 회사는 어디쯤일까요?

보나 대표님도 처음엔 템플릿을 만들어 주는 업체부터 알아보셨대요. 그런데 두 가지가 걸렸다고 해요. 말하는 대로 만들어 넘겨주면 내가 그걸 잘 쓸 수 있을까. 학원 운영 방식이 바뀌면 그때마다 다시 맡겨야 하나.

저는 이 두 질문이 템플릿이든 프로그램이든 웹앱이든, 무언가를 들이기 전에 꼭 던져야 할 질문이라고 생각해요. 그래서 킵코드는 완성품을 넘기기보다 같이 만들고, 가르치면서 만들어요. 운영 방식이 바뀔 때 직접 고칠 수 있어야 하니까요.

지금 대표님 회사에 몇 개나 해당하는지 세어 보세요.

• 같은 내용을 두 군데 이상에 적고 있다
• 받아 둔 템플릿 중 서로 연결된 게 거의 없다
• 프로그램 옆에 엑셀이나 메모가 다시 켜져 있다
• 직원이 바뀌면 프로그램을 여러 개 다시 가르쳐야 한다
• 이 기록으로 무엇을 알고 싶은지 한 문장으로 말하기 어렵다
• 칸이 일과 안 맞는데, 손대면 깨질까 봐 못 고친다
• 기록 뒤 안내와 피드백은 따로 손으로 보낸다

점검을 하다 보면 '누가, 언제, 무엇을, 어디에' 기록하는지에서 막히는 경우가 많아요. 그게 정상이에요. 디블러와의 첫 시간에도 회사 안에 이미 있는 것들을 싹 다 훑고, 앞으로 만들어 갈 것들의 로드맵부터 세운 다음에야 하나씩 만들어 연결했거든요.

그래서 첫 시간에는 바로 만들지 않아요. 지금 쓰는 종이 서식, 엑셀, 메신저 대화까지 다 펼쳐 놓고 따라가 봐요. 망원동 사진 스튜디오 헤이지 신정우 대표님과의 첫 3시간이 그랬어요. 네이버로 들어온 예약의 연락처를 따로 적고, 매출은 스프레드시트에, 또 다른 파일에 한 번 더. 각자 필요해서 생긴 파일들이었는데, 따라가 보니 전부 이어지는 정보였어요.

이렇게 펼쳐 보면 어떤 칸이 필요한지는 템플릿보다 우리 업무가 먼저 알려 줘요. 그다음에 고르는 도구가 템플릿이든, 기성 프로그램이든, 직접 만드는 웹앱이든 훨씬 덜 헤매게 되고요.

내 옷장은 내 기준으로 정리해야 해요

혜원님은 과제를 하며 가장 어려웠던 게 '버리는 일'이었다고 하셨어요. 지금 중요한지, 나중에 중요한지, 그때만 중요했는지 기준을 세우는 일이요. 남이 정리한 옷장을 그대로 들여오면 그 기준을 세울 기회가 없어요.

잘 만든 틀은 좋은 출발점이 돼요. 다만 그 틀을 내 것으로 만드는 건, 내 일을 먼저 들여다본 다음이에요.

대표님 회사에서 지금 억지로 맞춰 쓰고 있는 틀은 무엇인가요?

당신의 기록으로 성장을 이끄는,
킵코드 대표 이주희

자주 묻는 질문